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株式会社 博報堂アイ・スタジオ 様

情報環境と物的環境を常にアップグレードし、働き方を最適化したい

デジタル領域のスペシャリスト集団として、クライアント企業のビジネス課題の解決に向けてマルチタッチポイントで統合的なデジタルマーケティングをプロデュースする株式会社博報堂アイ・スタジオ様。現在のオフィスへ移転した2014 年に『働き方改革』のプロジェクトを立ち上げ、様々な角度から日常の業務を支援しています。その一環として会議室運用の改善と会議時間の短縮にも取り組まれ、内田洋行に相談をいただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化

導入前の課題・背景

課題
  • 予約されている会議室が、実際には使用されない「空予約」のケースがある。
  • 気づかないうちに大幅に会議時間を過ぎていて、通常業務に差し支えることがある。

■空予約をなくし、無駄なく会議室を利用してほしい

会議室予約にグループウェアを使用していたのですが、会議が中止になったり時間が変更になった際にグループウェア上での変更がされず、使用されているはずの会議室が空いているということが日常茶飯事でした。会議参加予定者以外の人はその状況がわからないため、会議室が空いているのにも関わらず使用できなかったのです。

■会議時間を短縮し、業務を効率化したい 

情報・物的環境をできる限りアップグレードし、オフィスの最適化を進めてきました。しかし、会議をするという行為は個人の心がけに依存する部分が大きいため改善が難しく、現場からは「長時間の会議をどうにかしたい」という声が多く上がっていました。そこで『30分会議』を推奨しようという方針が打ち出されました。

選定のポイント

連携可能なグループウェアが豊富

以前から、スケジュール管理や会議室予約にグループウェアを使用していたため、既存のグループウェアとの連携は必須でした。また、連携可能なグループウェアが多く、将来的なグループウェアの変更にも柔軟に対応できるという点も大きなポイントとなりました。


専用サーバの設置が不要

導入にあたって、専用サーバの設置が不要なクラウドサービスであるという点にもメリットを感じました。専用サーバを設置するとなると費用が割高になってしまいますし、メンテナンスも大変です。コストを抑制できるというのも選定の大きなポイントでした。

効果

導入効果

効果
  • 自動キャンセル機能により、会議室の稼働率が向上。
  • 会議の時間が大幅に短縮され、個人の業務時間を創出。

■自動キャンセル機能により、無駄のない会議室利用が可能に

各会議室の前に、スタンドタイプのタッチパネルを設置しています。

各会議室の前に、スタンドタイプのタッチパネルを設置しています。

来客フロアにある8室の会議室だけで、1ヵ月平均900以上の会議予約が入れられています。その内、自動キャンセルは平均227件、「今すぐ利用」による会議室利用は平均130件もありました。自動キャンセルにより生じた空き会議室の状況が可視化されたことで「今すぐ利用」が可能となり、無駄のない会議室利用が実現されました。

■アラーム機能が、会議時間短縮と『30分会議』の促進に貢献

利用状況がひと目でわかるインターフェースと、簡単な操作が好評です。

利用状況がひと目でわかるインターフェースと、簡単な操作が好評です。

会議終了予定時刻と10分前にアラーム音が鳴るように設定しています。その効果があってか、予定より早く終わる会議が月平均で300件にも上りました。短縮された時間は月平均で計5,677分(約94時間)。毎月この時間が業務時間として創出されています。30分未満の会議も平均168件あり、業務の効率化に結びついています。

■前の利用者が時間をオーバーした際に生じる“ 気まずさ” を軽減

会議室の外で次の利用者が待つことが減り、入れ替わりもスムーズです。

会議室の外で次の利用者が待つことが減り、入れ替わりもスムーズです。

会議の開始予定時刻に会議室に行くと、前の利用者がまだ会議をしているということがよくあります。そんな時「ノックをしづらい」や「声を掛けづらい」という声が多かったのですが、アラームが鳴ることでノックをしやすくなったと好評です。会議室利用のマナーが向上し、来客をお待たせしてしまうことも減りました。

伸縮自在な働き方やオフィス環境を構築したい

会社の重点方針として、テレワークの導入が検討されています。離れた場所にいてもコミュニケーションがとれる環境を整えつつ、オフィスの存在意義について再定義していくことも必要です。常に業務効率の向上に取り組みながら、時代に即した『働き方改革』を推進していければと思います。

現場スタッフの声に耳を傾けながら『働き方改革』を推進される、株式会社 博報堂アイ・スタジオ 管理部 総務チームの粕谷剛さん

会議室予約システム「SmartRooms」について

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情報システム分野

主な製品シリーズ

  • スーパーカクテル イノーヴァ
  • スーパーカクテル
  • SMART ROOMS
  • 絆 高齢者介護システム

会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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