コニカミノルタ株式会社様オフィス移転事例紹介

第26回日経ニューオフィス賞「ニューオフィス推進賞」受賞

「働き方」と「働く場」の変革が、
さらなるスパイラルアップを生む。

課題：: ワークスタイル変革
オフィスの舞台化

業種：: メーカー

面積：: 約2,803 ㎡

「舞台」というコンセプトが生まれた

コニカミノルタ株式会社の情報機器事業は、事業形態の変革という課題に直面していました。変化する市場ニーズの中で、お客様に最適な提案を行うためには、まず自らが知的創造性と生産性を向上できる働き方を創造する必要がある――2012年8月の移転を契機とし、新しいミッションが発動したのです。移転まで半年足らず、切迫する時間の中で、内田洋行との二人三脚が始まったのは4月でした。
本プロジェクトには「本社舞台化プロジェクト」というユニークな名称がつけられています。新しいオフィスは、お客様にとって「ソリューション体感」の、社員にとって「プロジェクト実践」の、そして、会社にとって「お客様とのビジネス創出」の「舞台」となってほしい――そんな思いが込められています。これは、ワークショップを重ねてつくり上げたコンセプトです。
ワークスタイル変革の主役は社員。プロジェクトの成功は社員自身の当事者意識が鍵。そう確信している内田洋行は、時間がないことを言い訳にせず、ワークショップから始めることを提案しました。事前準備の大切さを意識していたコニカミノルタも賛同し、目標の明確化と実現方法を徹底的に考えた結果、生み出されたコンセプトでした。

お客様の課題

・事業形態の変革に向けた社員の知的創造性、生産性の向上
・他社とのコラボレーション、アライアンスの加速化
・提案するソリューションをお客様に体感いただく

UCHIDAの支援

・ワークスタイル変革の戦略策定支援、社員総意形成のためのワークショップなど
・ワークプレイスの設計・デザイン
・ ICTシステム・家具什器の導入・設置
・ワークプレイス構築のプロジェクトマネジメント

ポイント紹介

数字に現れる顕著な成果

コニカミノルタでは、移転前から定期的にオフィスに関する満足度調査を行っています。移転後5カ月、ここにきて調査結果に顕著な変化が現れ始めたといいます。
まず大きな変化は「社員の『働き方』への誇り」です。「ここで働いていることを誇りに思う」という回答が5.3倍増加したのです。
移転後に開始したオルタナティブアドレス（そのときの仕事に合った場所を選んで座るというコニカミノルタ独自のフリーアドレス）が大きな変化をもたらしました。移転前にもグループアドレス（フリーアドレス制を、部署など一定グループに限定して運用すること）を実施していましたが、実質は固定化していました。そこで今回は、固定電話を廃止し、全員、外線・内線兼用の携帯電話端末に切り替えました。300人以上の社員がどこに座っても良い、という現在のスタイルが定着したのは、通信インフラの整備と社員の意識変革が鍵だったといえるでしょう。
オルタナティブアドレスと同時にペーパーストックレスが実施されました。可能なかぎり紙資料を「廃棄」「倉庫保存」「電子化による共有」に分類した結果、紙保有量の72%が削減されました。一人当たりのオフィス面積が増え、コミュニケーションのためのモビリティが向上しています。その証拠に、他部署とのコミュニケーション満足度も30％向上しているのです。
他部署とのコミュニケーション増加は予想通りでしたが、「自部署内のコミュニケーション」にやや不安がありました。しかし、若干の低下はあるものの移転前とほぼ変わらない結果。慣れや、ルールづくりなど運用方法を模索することでさらなる成果が期待されています。
※下記グラフは移転後3カ月のコニカミノルタ満足度調査から

ここで働いていることを誇りに思う

会議室・コミュニケーションスペース数

自分たちのやっていることを外に見せたい

一人ひとりがその日の働き方に合わせて場所を選択するオルタナティブアドレスによって、他部署とのコミュニケーションが増えた。

意識の変化が次に生み出すものは

会議室の不足は企業の永遠のテーマですが、本プロジェクトでは「会議室を増やす」ことはしていません。「会議のやり方を変えるための『仕掛け』」を増やしたのです。ちょっとした打ち合わせ用の「ちょいミーティング」や「テレビ会議室」を増設し、そこにマルチスクリーンやプロジェクターの無線端末、壁にホワイトボードを設置するなどの仕掛けを施しました。その結果、会議場所の確保やスケジュール調整のしやすさなどに対する評価が20%向上しました。
魅せる、お客様を迎える「舞台」という初めての試みも、着実に成果をあげています。オフィス移転から2013年3月末までに約400社、計1,100人以上のお客様が来社されました。これは、「自分たちのやっていることを外に見せたい」と考える社員が全体の70％以上を占めた結果に裏打ちされているといえます。新しいワークスタイルをお客様に提示しようというコンセプトがあり、それを実践するのがこのオフィスだという認識が、社員に浸透していることがうかがえるのです。
また、「自社実践の取り組み、変革に対する意識」が30％高まっていることは、「われわれ自身が変革しようとしている」という意識変化の証であり、新しいオフィスをより活用しようというモチベーションにつながっていると考えられます。
成果とともに課題も明らかになってきました。本プロジェクトで組織されたタスクフォースを継続し、より目的達成に向け進化を続けているコニカミノルタ。内田洋行もコンサルティングの歩を緩めることなく、サポートを続けています。

国内外とのテレビ会議が頻繁に行われている。

執務室だけでなくミーティング場所もさまざまなタイプを用意しており、用途や気分に応じて選択できる。

「第26回　日経ニューオフィス賞」　受賞

ニューオフィス推進賞＜情報賞＞

ご担当者様の声

コニカミノルタ株式会社
法務総務部長　愛宕和美さん
マーケティング統括部長　持田啓介さん

新しいワークスタイルの実現に向けて

移転までの時間は限られていたのですが、内田洋行さんとのコラボレーションは両社経営トップによるお互いの企業ビジョンの交換から始めたのです。お話ししているうちに、将来のビジネス環境、新しいビジネスモデル、事業変革に対する熱い思いがスムーズに共有でき、信頼感が醸成されていくにつれ、あとは順調にいくだろうという確信を得ました。

建築中の新しいビルへの移転ということから、初めて経験する事案が山積みでしたが、内田洋行さんには新しいオフィス・働き方に関するフィロソフィーの体系化から、社員の改革意識の醸成、ビル側とのやり取りに至るまで幅広いコンサルティングをしていただきました。決めなくてはならないことが膨大な上、判断が難しいことばかりの連続でしたが、業界のしきたりから社員向けのワークショップまで、とても適切なアドバイスをいただけたと思っています。また、「こんなしつらえのオフィスに」というイメージをお伝えすると、パースや図面に具現化したり、家具を選んで提示してくださるので、オフィスのプランニングがスムーズに進んで助かりました。「舞台化」というキーワードも一緒に検討・議論を重ねる中で生まれてきたんです。新オフィスに対する社員の満足度も非常に高いですし、見学に訪れるお客様も多く、苦労の多い仕事でしたが、その分喜びも大きいものになりました。

新オフィスの大きな目的のひとつに、「他社と交わることで新たな価値を会社にもたらす」というものがあったのですが、今回のことをご縁に内田洋行さんとは別のプロジェクトも一緒に始めたところです。お互いに協業し、切磋琢磨しながら新しいビジネスチャンスを見つけていけたら、と今後の展開にも大いに期待しています。

（2013年4月取材）

お客さまについてコニカミノルタ株式会社様

新しい価値の創造

コニカミノルタグループは、複合機(MFP)を核としたオフィスソリューションビジネスや、商業印刷や企業内印刷で展開するデジタル印刷システム、産業用インクジェットなど、情報機器事業を中心に世界176か国で事業を展開しています。その他にも、液晶ディスプレイに使用されるTACフィルムや産業用計測機器などの産業用材料・機器事業、画像診断システムなどのヘルスケア事業で、世界中に質の高いサービス・ソリューションをご提供しています。

KONICA MINOLTAサイト