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自治体IT革命の今日、明日
第186回 「マイナンバーマイルストーン毎のイベント、『5.職員・市民・企業の方々への啓発研修』」

2016/02/29

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  *通知カード及び個人番号カードの交付等に関する事務処理要領

 1.平成27年10月05日〜 通知カード(簡易書留)
 2.平成28年01月〜 個人番号カード
 3.平成29年01月〜 マイナポータルのサービス提供
 4.平成29年07月〜 情報提供ネットワーク
 5.職員・市民・企業の方々への啓発研修
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○ 5.職員・市民・企業の方々への啓発研修
 今回は、5.職員・市民・企業の方々への啓発研修の実施事項についてです。特に事業者向けガイドラインについてお話をさせていただきます。

◎事業者向けガイドライン
(内閣官房 マイナンバー 事業者のみなさまへ)
 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/#c02

○番号制度とはどのような制度
1.「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年度法律第27号)が成立。
 ・従来の個人情報保護法の特別法として、位置づけ
 ・5000件以上という枠はない。
 ・マイナンバーの管理については、個人情報保護法の規定の対応が必要になる。
 ・利用目的を限定
 ・社員番号などに利用してはいけない。
 ・目的外利用等は直罰(最高「4年以下の懲役・200万円以下の罰金(併科あり))
2.併せて、法人番号も発番
 ・平成28年1月以降の申告書等で使用する。
 ・利用目的は限定されていない。
 ・社内の取引先の管理コードなどに利用できる。

○事業者は個人番号関係事務を実施
 ・個人番号を取り扱う事務は、番号法で「個人番号利用事務」と「個人番号関係事務」に区分される。
1.個人番号関係事務
 ・国の行政機関等が行う個人番号利用事務の処理に関して、法律・条令の規定に基づき他人の個人番号を記載した書面の提出等を行う事務
 ・その実施を行う者を「個人番号関係事務実施者」という。
 ・従業員への所得税の課税には、所得税法の規定により源泉徴収が実施される。
 ー>源泉徴収義務者となる当該事業者(事業主)は、個人番号関係事務を行う個人番号関係事務実施者となる。
 ー>その委託を受ける事業者があれば、同様に個人番号関係事務実施者となる。

○取得する必要の個人番号
 ・事業者は従業員等の個人番号を税務申告、届出、社会保険関係の書類等に記載する義務を負っています。(番号法9条3項)
 ・対象者
  ・従業員とその扶養家族(パート、アルバイトを含)
  ・雇用契約の締結時点で番号の提供を求めることができる。
  ・短期であっても、源泉徴収票を出すものは全て対象である。
 ・株主・出資者等
  ・親会社が子会社の従業員にストックオプションを付与する場合
  ・持ち株会に従業員等が入会する場合等も含
 ・取引先(不動産の貸主、外部人材など)
  ・支払の確定した日の属する年の翌年1月31日に必要
  ・報酬、料金、契約及び賞金の支払調書など
  ・契約提携時点で番号の提供を求めることができる。
 ・派遣社員の場合は、派遣会社で税・社会保障の処理を行う場合、取得は不要です。

○いつから個人番号を法定調書に記載するの?
1.税務関係
 ・源泉徴収票など
  ・平成28年分給与所得者扶養控除等(異動)申告書
  ・従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
  ・給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
  ・退職所得の受給に関する申告書
  ・公的年金等の受給者の扶養親族等の申告書
  ・平成28年1月1日以降の支払いに係る給与所得の源泉徴収票
  ・取引先(個人との取引)、株主など
2.雇用保険関係
 ・平成28年の届出から
3.健康保険関係
 ・平成29年の届出から
  ・なお、国民健康保険組合については、平成28年1月1日〜各種届出書等に記載
  ・既存の従業員・被扶養者分の個人番号について、平成28年1月以降いずれかの時期に、健康保険組合・ハローワークに報告することとなる予定。

 ◎ガイドライン(事業者編)
 http://www.ppc.go.jp/files/pdf/160101_guideline_jigyousya.pdf
「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を策定。
・事業者は規約等の整備が必要
・政府ガイドラインで求められている規定類
 ・特定個人情報の保護方針を示す書類
 ・特定個人情報管理についての規定
 ・本人確認の手順の規定
 ・特定個人情報の管理簿
・上記に付随して作成が必要になるもの
 ・特定個人情報取扱いの同意書・誓約書など
 ・就業規則等の変更
 ・雇用契約書の変更
 ・業務フローなど

1.従業員やその家族、株主等へ利用目的を伝える。
 ・マイナンバーは税・社会保障・災害対策以外の利用は厳しく禁じられています。
 ・法定調書へ記載する必要がある人(従業員とその扶養家族、パート、アルバイト、株主等)へ、事前に利用目的を知らせることが必要です。
・知らせる方法として、以下の方法などがあります。
 ・雇用契約への記載
 ・社内掲示板への記載
 ・社内研修 など
2.マイナンバーの取扱いにおいての注意点
 ・本人確認の上、マイナンバーを取得する。
 ・マイナンバーを保管する場所と、取り扱う場所をしっかり分ける。
 ・委託する場合は、マイナンバーがしっかり管理できることを確認する。
 ・不要になったマイナンバー(例:法定保存期限が過ぎた帳票など)は速やかに消去・廃棄する。
3.個人番号の取得の仕方(本人確認)
 個人番号の取得は、以下の方法で行う。
 ・社員(パート・アルバイトを含)に、「通知カード」を持参するように連絡し、通知カードに記載されている「個人番号」を取得する。
 ・代理人による対応も可能。
 ・代理人は、委任状、本人の身元を確認する書類(学生証又は法人若しくは官公署が発行した身分証明書若しくは資格証明書)を持参する必要がある。
 ・法定代理人の場合は、戸籍謄本が必要。
 ・間違って、他人の番号を取得しないように気を付ける。
4.安全管理措置について
 ・個人番号は住民票を有する全ての者にユニークにふられる番号であるため、悪用や漏えい等による、個人の権利利益の侵害を招きかねないため、個人情報保護法より厳格な保護措置が求められている。
 ・個人番号の保管
 ・個人番号の消去・廃棄
5.委託
 1.個人番号を利用する事務(利用事務、関係事務)の委託を受けた事業者は、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同様の措置が講じられることが求められる。
 2.また、委託を行う者は、委託を受ける者を適切に監督しなくてはならない。
 3.再委託を行う場合、委託を行う者の許可を得て実施することができるが、安全管理措置、適切な監督の責務を負う。

(以下、略)

平成28年02月25日

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