働き方変革のための課題と「会議改善診断サービス」

クラウド型会議室運用管理システム「SmartRooms（スマートルームズ）」は、企業等で急速に導入が進む、Microsoftのグループウェア「Microsoft 365」と連動するシステムで、複数・多拠点の会議室の予約管理や空き状況、回転率など効率的なオフィスワークを実現します。2013年に発売以降、約300社、約9,000室に導入され、国内のオフィス会議室運用管理システムの導入数はトップクラスです。

「SmartRooms（スマートルームズ）」は、これまでお客様の会議室の空予約や無駄な会議をなくすなど、業務効率や会議室の稼働率向上に寄与してまいりました。

一方、近年、企業で働き方変革への取り組みがひろがる中、お客様においては、業務の効率化の段階から、スペースの有効利用を進める、会議の品質を高めるといった、生産性を向上するための実質的な施策をとる段階へと課題のステージが上がっていることから、オフィスワークの環境や状況の調査へのご要望が高まっています。

そのため、オフィスワーカーが日常的に活用する「SmartRooms（スマートルームズ）」やグループウェアのデータをはじめ、ワークプレイスにある情報をさまざまな角度から調査し、課題抽出の精度を高めることについて、ご相談とご期待が寄せられておりました。

内田洋行では、「SmartRooms（スマートルームズ）」の豊富な実績をもとに、ご利用になるお客様の多様なお声から「会議改善診断サービス」を開始いたします。

ワークプレイスを診断する「会議改善診断サービス」について

1. サービスの概要

   “共同作業を進める”“意思疎通を図る”“プレゼンテーションをする”“クレームの原因追求・対策を練る”“プロジェクトで議論する”など、会議の形態・内容は多種多様で、生産性向上には、その形態・内容別に有効性を高めることが求められます。そのため、企業では、会議室のファシリティやICTシステムから会議ルールのあり方までを常に見直す必要があり、実態の把握のための情報収集、分析が重要になります。

   こうしたご要望に向けて、「会議改善診断サービス」は、例えば、調査対象の場所にどれだけの時間や人数が集中しているかを把握するため、「会議室」「オフィス執務室」「オープンスペース」「外出先」「自宅」などのワークプレイス別に「利用状況の割合」「月度別の変動・推移」などを計測し、利用状況を分析できます。また、この分析をもとに、将来のワークプレイス需要予測なども行えます。

2. 「会議改善診断サービス」の主な内容

   1. 会議改善診断　POCサービス（個別見積）
      利用状況調査データに基づいた診断、アドバイスを行います。
   2. 会議改善ダッシュボード　基本サービス　Power BI版 （月額2万円～）
      「Microsoft 365」のデータを用いて「SmartRooms（スマートルームズ）」ユーザへ各種統計データを拡張した情報をご提供します。
   3. 会議改善ダッシュボード　拡張サービス　Mugen版 （個別見積）
      基本サービスに加えて、センサーなど他のシステムのデータを統合し、例えば、利用頻度の高い会議室やオープンスペースの稼働率や利用人数の推移などをダッシュボードで提供します。
      
      （図）利用実績の分析（ダッシュボード）のイメージ
   4. 会議改善ダッシュボード導入支援サービス（個別見積）
      対象データ取得手段としてのITツールの構築・導入を支援するサービスです。
   5. 会議改善診断レポートサービス（個別見積）
      POCで定義したテーマと分析データを用いた診断と、アドバイスを行います。

3. 「会議改善診断サービス」のデータ活用・解析について

   本サービスは、「SmartRooms（スマートルームズ）」やMicrosoftのグループウェア「Microsoft 365」や「Workplace Analytics」に蓄積される、会議室、オープンスペースの利用状況、メールやスケジュール、Web会議の利用ログから得られるデータをMicrosoftの「Power BI」で分析し、組織間の連携度合いや個人の時間の使い方など、オフィスワークの実態をデータで把握できます。

   さらに、このデータ活用のしくみでは、スマートインサイト株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：町田潔、内田洋行グループ）が提供する、仮想データ統合アプリケーション「Mμgen（ミュージェン）」と、新たにAPI連携を図ります。これによって「SmartRooms（スマートルームズ）」を起点に、連携するグループウェアや日常的なオフィスワークのデータを集約し解析できます。

4. 発売日

   2019年4月22日

5. 導入目標

   初年度100社

   内田洋行では、こうしたワークプレイスの診断をもとに、お客様が働き方の変化を的確に捉え、より効果的なファシリティ計画の精度向上、ICTシステムの効果的な導入計画策定することをご支援します。尚、今後は、会議の形態・内容の改善に向けたサービスの拡充を予定しております。

6. 2019年4月22日　サービス開始

   • 会議改善診断サービス（ワークプレイス別の利用状況調査）

7. 2019年7月22日　サービス提供開始（予定）

   • 会議室での簡易アンケートシステム（オフィスワーカーの満足度調査）
   • 会議参加者の実態調査（カメラの人認識による実際の会議参加者の動向調査）
   • 会議議事の文字起こしサービス
   • 会議参加者の感情分析

8. エンドースメント（推薦文）

   日本マイクロソフト株式会社
   執行役員　パートナー事業本部　パートナービジネス統括本部
   統括本部長　金古 毅様

   「日本マイクロソフトは「会議改善診断サービス」の提供開始を心より歓迎いたします。
   このサービスは、お客様の働き方改革を支援するために「Microsoft 365」や「Workplace Analytics」を活用して、内田洋行様の「SmartRooms（スマートルームズ）」とのコラボレーションを通じて構築した新しいサービスです。 会議室や会議内容を可視化・分析することで、組織改革やファシリティの改善を促し、新しい働き方を提案することに貢献して参ります。」

内田洋行の働き方変革支援

ICTと環境のユニークな事業構造を基盤とする内田洋行グループでは、オフィスデザイン・環境構築、コミュニケーションインフラ構築の経験・実績をもとに、オフィスファニチャーレンタルサービス「TrendRent（トレンドレント）」や、クラウド型会議室運用管理サービス「SmartRooms（スマートルームズ）」など、働く場をデザインするサービスを展開してまいりました。

近年は、内田洋行「知的生産性研究所」のもつ働き方変革のノウハウをサービス化した「ChangeWorkingコンサルティングサービス」で180件以上の実績をもつなど、お客様の働き方変革の実現をご支援するサービス開発を強化しております。

※「SmartRooms」、「TrendRent」 、「知的生産性研究所」、「ChangeWorking」は株式会社内田洋行の登録商標です。

※「Mugen」はスマートインサイト株式会社の登録商標です。

※Microsoft、Power BI は、米国 Microsoft Corporation の米国及びその他の国における登録商標または商標です。

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