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株式会社 電通デジタル・ホールディングス様

5つのグループ会社が集まり、1つの会社のように働ける場を作りたい

今や単独では世界No.1 の広告会社として、ワールドワイドにビジネスを展開する電通。その電通グループ内のデジタル系関連企業を統括管理するのが、株式会社電通デジタル・ホールディングス様です。2014年11月、デジタル系関連企業4 社と電通デジタル・ホールディングス様の計5 社が、分散していたオフィスを電通ゆかりの地である築地に移転。“One Company ”、“Flexibility”、“Innovative WorkStyle” の3 つをコンセプトに掲げ、5 社が1 つの会社であるように働けるよう共有スペースを設置。多種多様かつフレキシビリティが求められる業務をスムーズに進行するために、共有会議室の整備・運用計画について内田洋行に相談をいただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化

導入前の課題・背景

課題
  • 5 つのグループ会社の集合体でありながら、1 つの会社であるかのように使用したい。
  • 各社が集う共有スペースと会議室を効率的に運用したい。

選定のポイント

既存のグループウェアとの連携が可能

移転前から、各社ではスケジュール管理や会議室予約に「Google Apps」を使用していました。スケジュールの管理、予約入力の二度手間を避けるためにも、GoogleApps と連携できるというのは大きなポイントでした。


利用状況と無駄な空き時間を可視化でき、今後の運用計画に活用できる

予約実績だけでなく、実際に会議室が利用された実績が把握できるというのも大きなポイントでした。今後、スタッフの数が増えたときに、会議室増床の必要性をデータから判断できるのは心強いですね。

効果

導入効果

効果
  • 5 社の共有スペースとして、スマートに運用。
  • 空予約をなくし、無駄のない会議室利用を実現。

■全24室の共用会議室・個社会議室を有効に活用

全24室の共用会議室・個社会議室を有効に活用

共有スペースにある共用会議室の予約・利用状況は、個々のパソコンと各エリアごとに設けられた集中端末で確認することができます。会議室エリアにある集中端末を操作して、急な予約や会議の延長をすることも可能。「以前は、会議室はグループウェアからしか予約できませんでした。そのため、急きょ人数の変更等があり、会議室エリアに入ってから別の会議室に変更したいと思っても、自分のデスクに戻るか、電話でオフィスにいる同僚に確認・変更をお願いするといった対応が必要でした。SmartRooms を導入してからは、その場でタッチパネルを使って変更等ができるのでとても便利ですね」(電通デジタル・ホールディングス プランニングスーパーバイザー 相馬健太郎さん)。

■「入室」がなければ自動でキャンセル。無駄のない会議室利用を実現

「入室」がなければ自動でキャンセル。無駄のない会議室利用を実現

SmartRooms での会議室利用は、集中端末のタッチパネルで「入室」ボタンを押すことから始まります。開始予定時刻から一定時間「入室」の操作がなければ自動でキャンセルされ、会議室は空室の状態になります。また会議が早く終わった場合には、「終了」ボタンを押すことで会議室が予約可能な状態になるので無駄がありません。

■集中端末のタッチパネルが会議室エリアのアイキャッチにお客さまとのコミュニケーションにも一役

集中端末のタッチパネルが会議室エリアのアイキャッチにお客さまとのコミュニケーションにも一役

お客さまをお招きしての会議室利用時に「入室」ボタンを操作すると、「面白いね」とおっしゃってくれる方が多いのだそう。「私もこういうシステムを見たことがなかったので、初めて見たときは感動しました。お客さまや外部の方々も面白がってくださるので、会議が始まる前のちょっとしたコミュニケーションに一役買ってくれています」(相馬さん)。

利用履歴を分析、より効率的な空間づくりの計画に活かす

「SmartRooms の導入から約半年が経過しましたが、利用履歴を見ると約3 割程度の予約キャンセルが見受けられます。また、稼働率の低い会議室があることもわかりました。今後はこのようなデータを活用し、より無駄のない、効果的な施設計画をしていきたいですね」(相馬さん)。

会議室予約システム「SmartRooms」について

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会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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