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豊島区 様

区民サービス向上のため、働き方を変革したい

区制施行から80数年。東京23区の西北部に位置し、ビッグターミナルの池袋駅を擁する豊島区様。50年以上に渡り使用してきた旧庁舎からの移転計画が立ち上がり、新庁舎の整備基本計画が策定されたのは2009年のことでした。2015年5月の新庁舎での業務開始に向け、「区民サービスの向上とワークスタイルの変革」をテーマに掲げ、建物や執務空間等のハード面だけではなく、ホスピタリティを高めるためにソフト面での整備を進行。職員の業務を効率化し、そこで生まれた時間を区民サービスに充てられるようにするためには、会議室管理システムの構築は必要不可欠でした。そこで、会議室の運用計画について内田洋行に相談をいただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 区民サービスの向上/ワークスタイル変革

導入前の課題・背景

課題
  • 会議室の数が足りず、予約がなかなか取れない。
  • 誰も使用していないのに予約が入っており、使ってよいのかわからない。

選定のポイント

使い慣れたグループウェアとの連携

豊島区様では、Microsoft Outlook を徹底的に使った文化が根付いていて、区長・副区長をはじめ、全職員がメールはもとより個人のスケジュールや会議室の予約をMicrosoft Outlook で運用しています。予約入力の二度手間を避けるためにも、その管理システムであるMicrosoft Exchange と連携できる会議室運用システムであることが重要でした。


空室時に使える「今すぐ利用」機能でこれからのミーティングスタイルに対応

多くの自治体では、会議室を押さえて会議のセッティングをしないと、会議は始められないという風潮があります。SmartRooms には空室時にすぐに使える「今すぐ利用」という機能がありますので、これからのミーティングスタイルの変化に期待ができます。

効果

導入効果

効果
  • 自動キャンセル機能で、無駄のない会議室利用が可能に。
  • その場で空室状況の確認・予約をして会議が始められることにより、意思決定のスピードが向上。

■空予約を削減 「今すぐ利用」で気軽に会議が可能に

空予約を削減 「今すぐ利用」で気軽に会議が可能に

「目に見える効果として、会議室の使用が終わったあとにきちんと『退室』ボタンを押してくれているので、予約が入った状態のまま空室になるということがなくなりましたね。それによって、ちょっと打ち合わせをしたいけど自席周辺ではやりにくいとか、Web 会議をやっていてちょっと集まろうかといったときに会議室が空いていれば『今すぐ利用』機能で、すぐに会議室を利用できています。会議があるから集まるのではなく、コラボレーションの延長上に会議室があって、いつでもどこでも使えるような環境を整えていければと思います。会議の効率を上げることで、業務のスピードアップも期待でき、その結果区民サービスの向上にもつながると考えています」(豊島区 情報管理課高橋課長)。

■既存のグループウェアと連携することでスマートかつスムーズに運用

既存のグループウェアと連携することでスマートかつスムーズに運用

導入の決め手でもあった既存のグループウェアとの連携を実現したことで、稼働直後からとてもスムーズに運用されています。「旧庁舎では10室だった会議室が、新庁舎では30室近くになるので、空き状況を見たり、予約を入れるのは大変なのではないかという不安もありました。しかしながら、使い慣れたMicrosoft Outlook と連携してくれているので操作に関する負担もほとんどないようで、我々が指導をしなくてもどんどん予約が埋まっていきました。

■移転に伴い導入したシステムや機能を今後さらに有効活用していきたい

移転に伴い導入したシステムや機能を今後さらに有効活用していきたい

今回の新庁舎移転に伴い、SmartRooms の導入をはじめ、ハード面・ソフト面ともに一定の整備がなされました。「移転までは何を導入するかという点を中心に考えていましたが、これからは導入したものをいかに有効活用していくかが重要になってきます。業務を効率化することで、区民サービス向上につなげられるように環境の整備に取り組みたいと思います」(高橋課長)。

稼働率データを活用して、より効果的に

SmartRooms は、簡単な操作で全会議室の稼働率・利用状況を確認することができます。「ログデータを解析することで、導入の効果が見えてくると思います。そのデータを今後の有効活用に役立てたいです」(高橋課長)。

会議室予約システム「SmartRooms」について

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会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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