文書管理
e-ActiveStaff文書管理は、地方自治体や国公立大学、独立行政法人や公益法人などでご利用いただける文書管理システムです。業務の効率化はもちろん、文書の電子化によるテレワークやウェブ会議を活用した働き方改革を促進します。行政文書管理業務の全てをデジタル化することができ、自治体DXの実現を強力に推進します。
e-ActiveStaff文書管理の
おもな特長
- 文書作成(収受・起案)→決裁・施行→保管・保存・廃棄の文書ライフサイクルを一括で管理できるシステム
- 文書作成から廃棄まですべてペーパレス化することにより、起案から決裁までの時間が短縮できる、過去の文書を再利用することで作成の手間を減らせるなど、文書管理を効率的に行うことができるようになります。
- 公文書に関する各種法令・ガイドラインに対応
- 公文書管理法・情報公開法・個人情報保護法に則った文書管理の運用をサポートします。また「行政文書の管理に関するガイドライン」に準拠した公文書の適切なライフサイクル管理が可能です。
- データ利活用による行政改革支援
- 決裁文書の電子化率の測定、紙文書の減少率など、事務改善や働き方改革の活用データを可視化し、施策検討に有用な情報活用が可能となります。
地方自治体の業務に合わせた機能が豊富です
電子決裁システムにより決裁処理を効率化
電子決裁システム（ワークフロー）の導入により、決裁処理の効率化とコスト低減を図ります。従来煩雑であった「決裁・承認ルート変更」作業も、直感的なマウス操作で誰でも簡単に処理できます。
決裁待ち件数表示による承認漏れの防止
ログインした職員ごとに、処理一覧や件数が表示できます。また、画面上の処理ごとのリンクからダイレクトに次の処理を行うことができます。この機能を利用して、処理漏れを防ぎ、1日の仕事量を的確に把握できます。
電子メール連携により収受登録が容易に
電子メールサーバと連携することで、電子メールファイルをそのまま収受登録できます。また、電子メールを用いたメール施行が可能です。
紙と同様に電子文書を扱う「電子文書ハンドリング機能」（特許出願中）
電子化の阻害要因である「添付文書が大量、かつ、ファイル形式がまちまちで不便」、「手書きならではの使用感に勝てない」を解消するため、e-ActiveStaff文書管理は「電子文書ハンドリング機能」を搭載しています。
- 複数ファイルを１つのPDFにまとめる機能
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- ①Word、Excel、PowerPointなどのファイルを1つにまとめてPDFとして保存・閲覧
- ②文書入替、並び替え
- 電子文書への付箋、図形等の書き込み機能
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- ①付箋を貼る
- ②文字の色やサイズを調整して、テキストを入力する
- ③マーカーを引く
- ④四角で囲む
- ⑤取り消し線を引く
- ⑥ペンで自由に書く
すべてがデジタルで完結する文書管理
システム概要図
主な流れ
収受（受領）
- 受信したメールをそのまま公文書として登録でき、入力時の負担を軽減します。
- メールサーバと連携し、受信した電子メール本文はもちろん、添付ファイルもそのまま簡単に登録できます。
電子文書または紙文書での収受処理ができ、供覧方法も電子・紙をそれぞれ選択できます。
回答起案の必要な文書（往復文書）の場合、収受起案処理が可能です。
起 案
- 高い検索性を有し、過去の文書を参照作成するケースの多い公文書作成業務の生産性を高めます。
- 添付文書を含めた全文検索機能や、様々な条件による詳細検索機能で、過去の起案・決裁文書を的確に検索、参照作成ができます。
決裁方法は①電子、②電子と紙（別添の資料など）、③紙 の3パターンから選択できます。
公印の申請や文書の発送、施行情報を管理できます。
決 裁
- 電子決裁基盤での承認・決裁プロセスを共通化・標準化し、決裁事務を効率化します。
- 決裁（回覧）は電子決裁と紙決裁の選択が可能です。
電子決裁の決裁ルート設定は職制・部署で行うため、人事異動にも柔軟に対応できます。
決裁ルートをマスタ化でき、紙決裁の場合にも、押印が必要となる起案書や供覧書の印刷が可能です。
保 管
- 電子文書・紙文書を問わず、簿冊・フォルダ単位での管理・運用を可能にします。
- 電子文書・紙文書ともに最大5階層の文書分類で管理、運用できます。
紙文書の移換処理は、実際の運用と同じイメージで行うことができます。
保 存
- フォルダの引継処理により、書庫管理もスムーズに行えます。
- 紙文書は保存箱単位でも管理でき、書庫や棚位置などの保存場所を簡単に特定できます。
書庫管理する場合は、文書の貸出管理も可能です。
移管・廃棄
- 保存年限が満了した文書の適切な移管・廃棄により、公文書の適切なライフサイクル管理を支援します。
- 保存年限が満了した文書の廃棄、または廃棄延長処理が可能です。
歴史的価値のある文書は、保存期間満了時に廃棄することなく、公文書館等への移管が可能です。
e-ActiveStaff 情報公開（オプション）
公文書管理法では「住民との情報共有」を目指し、住民に対して意思決定のプロセスを明瞭にすることが求められます。
e-ActiveStaff情報公開オプションを利用し、行政文書ファイル管理簿のデータを公開サーバに登録することで、インターネットで検索することが可能となります。クラウドサービスですので、煩雑な公開サーバ運用も不要、セキュリティ対策万全な環境で公開サービスがご利用いただけます。住民からの情報公開請求に対しても迅速に説明責任を果たすことで、住民から行政へ
の信頼向上につながります。
e-ActiveStaffシリーズを総合的に活用することで、
さらに効率化・利便性向上を実現
たとえばこんな運用
文書管理システム・電子決裁システム・情報公開システムの
運用イメージ
e-ActiveStaffシリーズは、文書管理システムだけでなく、財務会計・人事給与・庶務事務等、自治体内部事務の効率化を支援する総合内部情報パッケージです。
自治体内部事務の業務効率化や自治体DXでお困りのことがありましたら、ぜひ内田洋行にご相談ください。
