株式会社内田洋行（本社：東京都中央区　社長：柏原　孝、以下内田洋行）は、クラウド型会議室予約運用サービス「SmartRooms」を開発し、平成25年10月23日より販売を開始いたします。

この「SmartRooms」は、企業などの効率的な会議室利用を促進する管理ツールとして、グループウェア「Microsoft Exchange」「サイボウズ ガルーン」「Google Apps for Business」と連携されることによって、オフィスワークで日常的に利用されている予定表などと関連づけて会議室予約が行えるもので、オフィスワーカーの円滑な会議室予約・利用を実現いたします。また、クラウド型で提供されるため専用サーバーの構築等を不要とし、安価で迅速な導入をご支援します。

“働き方変革”をすすめる内田洋行では、このようなICTの利活用による新しいワークスタイルのご提案を強化してまいります。

会議室予約運用システム「SmartRooms」の開発背景

■会議室管理と運用の課題

企業のオフィスワークでは、プロジェクト型の業務や提案型の業務が拡大する傾向から会議やミーティングを設定する場面が増加し、会議室利用の混雑が常態化していることから、会議室が必要時間以上に予約されていたり、キャンセルされた会議の会議室予約が残されていたなど、いわゆる“空予約”とされる無駄な会議室予約時間をいかに逓減させるかが課題となっております。

そのため、特に施設管理業務では、会議室の利用状況の調査を行うために使用履歴の一元的な把握を行うとともに、一定時間が経つと自動的にキャンセルされるなどの“空予約”を未然に防ぐための対策を施す、会議室予約運用システムへの関心が高まっております。

■オフィスのICT化とグループウェア

また、オフィス環境にはICTインフラの整備が進んだことで、モバイル端末やスマートフォンを用いて、いつでも、どこでも、社内外から情報ネットワークを通じてコミュニケーションを図ることが日常化したことから、全社員で情報共有を行うことのできるグループウェアの導入が拡大しています。

そうしたことから、オフィスワーカーが会議やミーティングの設定を行う際には、グループウェア上の予定表やメール機能を用いて、場所や時間を選ばずに社内外の至るところから即座にメンバーの参集を行うなどの運用が常時行われつつあり、会議室予約についても、その参集のタイミングで会議室予約の手続きが実行できるようになることで、円滑な業務推進を図ることが期待されています。

このような背景から、内田洋行では、グループウェアの機能と連動して、会議室予約とその運用管理を行うことのできる、「SmartRooms」を独自に開発いたしました。

尚、「SmartRooms」は、クラウド型のサービスです。会議室の利用状況ログをクラウドで収集し、分析したレポーティングサービスを提供するほか、グループウェアがオンプレミス型、クラウド型、どちらの場合にもご利用いただけます。したがって、会議室前で使用するタブレット端末と無線環境を有すれば専用サーバーを不要とし、さらに連携対象とするグループウェアであれば、既にご利用中のものでもシステム対応ができるため、安価にかつ迅速な導入を可能とします。

これまで内田洋行では、“働き方変革”をテーマに、「Change Working」コンサルティングサービスの開発や、ICTを空間に融合して情報を自在に活用できるオフィス環境の構築を推進してまいりました。

今後はさらに、「SmartRooms」をはじめとするクラウド型サービスの開発を進めまして、より一層、お客様の“働き方変革”の実現をご支援してまいります。

「SmartRooms」の主な特長

「SmartRooms」は、会議室前に設置するタブレット（Android）の部屋前端末とグループウェアとの情報を無線ネットワークで結合し、内田洋行がクラウドで収集された利用状況ログをデータ化してご提供する、会議室予約運用サービスです。

具体的には、利用者が会議を設定する際に、グループウェアのスケジュール管理機能から会議参加者への案内を行ってスケジュール化を進めると同時に、会議室の予約を行えます。こうしたグループウェアから予約された情報が、部屋前端末で表示されます。また、会議開始時に部屋前端末画面で「利用開始」をタッチすることで、会議室が使用中となり、タッチされない場合は、自動キャンセル機能により予定が自動的にリリースされます。同様に退室時に「利用終了」のタッチをすることで予約時間を満たさずとも、他の人の予約が可能となるほか、その反対に時間の延長も行えます。　これらはすべてグループウェアのスケジュール表や会議室予約情報に自動的に反映されます。

このようにして、利用者の会議室活用に関する利便性を向上させるとともに、導入企業の会議室運用効率が向上します。

「SmartRooms」の主な特長は以下の通りです。

(1)会議室の利用実態の把握
会議室前に設置されたタブレットの部屋前端末の操作と各グループウェアに反映される会議室の利用情報は、内田洋行が構築するクラウドシステムに収集され、データ化してご提供します。正確な会議室の予約率、稼働率、キャンセル数などの情報を、お客様専用のwebサイトからご提供するレポートは、施設管理者の会議室管理や最適配置の検討をご支援します。

＜主なレポーティングデータ＞
・予約率・稼働率管理
・会議予約数・キャンセル数管理
・お客様専用webサイトでの利用状況レポートのご提供

(2)グループウェア連携
「SmartRooms」は、「Microsoft Exchange」「サイボウズ ガルーン」「Google Apps for Business」の3つのグループウェア機能を有する製品と連携します。また、これらグループウェアがオンプレミス型、クラウド型、どちらの場合にもご利用いただけます。
・グループウェアからの会議室予約情報の部屋前端末への表示
・部屋前端末からの予約（グループウェアへの反映）
・同一グループウェアであればグループ企業間など組織を横断した形態での会議室管理も可能

システム構成

■「SmartRooms」の導入に必要なシステム要件は以下の通りとなります。

＜対応グループウェア＞
サイボウズ：ガルーン3、ガルーンSaaS、ガルーンonCybozu.com
Microsoft：Exchange Server 2007（SP1以降）、BPOS
Microsoft：Exchange Server 2010、Office365
Google Apps

＜部屋前端末（Androidタブレット端末）＞

検証済み機種名
ARROWS Tab Wi-Fi（富士通）、LifeTouch L（NEC）、BizPad（Panasonic）

対応条件
画面10.1型ワイド（1280x800）
AndroidOS：3.x系、4.x系（4.0.4まで検証済み）

＜必要な環境＞

・「SmartRooms」のご利用には、インターネットに接続する無線LAN環境が必要です。
・部屋前端末用の電源環境を確保する必要があります。

■「SmartRooms」部屋前端末の主な機能

内田洋行のネットワークビジネスへの取り組み

内田洋行は、1910年に創業、2010年に100周年を迎えました。1962年（昭和37年）に純国産で初のオフィスコンピューター『USAC（ユーザック）』を発売し、その後50年にわたり情報事業に携わっております。2006年より情報系ネットワークサービスをお客様にご提供するためネットワークテクニカルセンターを立ち上げ、ITネットワーク基盤、コミュニケーション基盤に対応したソリューションビジネスを推進する技術者の育成と共に、中堅および大手企業や自治体を対象にしてネットワークコンサルティング・構築・運用管理ビジネスをご提供しております。

＜登録商標について＞
※「SmartRooms」は、株式会社内田洋行の登録商標です。
※「Microsoft」「Office365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※「サイボウズ」「ガルーン」は、サイボウズ株式会社の登録商標です。
※「Google Apps」はGoogle Inc.の登録商標または商標です。
※その他記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。

●「SmartRooms」について
http://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/index.html