販売管理システムの刷新にあたっては、継続的に利用できる仕組みとすることを前提に、パッケージシステムを採用しました。できるだけ標準機能を活用し、カスタマイズは最小限に抑える方針です。将来的なリニューアルや環境変更の際にも、改修コストを抑えられると考えたためです。同時に業務プロセスの見直しも行い、新しい仕組みを理解し主体的に運用できる人材をプロジェクトの中で育成することも目的としました。

システム選定では、複数のベンダーから提案を受け、要件への適合度やコストとのバランスを総合的に比較・検討しました。結果、実際のところは、完全にフィットするパッケージは存在せず、適合率はおよそ5〜6割程度でした。そのため、業務をパッケージ標準に合わせて見直す部分と、どうしてもカスタマイズが必要な部分を切り分けながら、慎重に判断を進めました。特に、日持ちする商品としない商品が混在するという当社特有の商材特性が影響する範囲では、標準機能だけでは十分に対応できない部分がありました。そこで、受注から出荷までの両端の業務については、やむを得ず必要に応じてカスタマイズを行う方針としました。

2020〜2021年にかけて情報収集も含めて10社以上を検討しましたが、最終2社が残り、受注・出荷回りの機能・ご経験・柔軟性の良さを鑑みて、内田洋行さんに決定しました。カスタマイズによる対応だけではなく、FAX-OCR など、様々な連携ソリューションを含めてご提案いただけたのも大きな選定理由です。

現場からの抵抗が全くなかったわけではありませんが、大きな反発はありませんでした。日常業務に加えて打ち合わせが増える負担はありましたが、将来的に業務が効率化されること、使い続けることで楽になること、を丁寧に説明し理解を得ていきました。

打ち合わせを進めると現場からは様々な要望が出てきましたが、内田洋行さんの進め方にも助けられました。パッケージで対応できない業務に対して、単純にカスタマイズありきで検討するだけではなく、「パッケージ標準でもこういう工夫をすればこういう対応ができます」、「この作業はシステム対応できますが、この作業だけはアナログ対応になります、どうでしょうか？」というようなご提案を都度頂戴しました。毎回の打ち合わせ中に、スピーディにご回答いただけたことがプロジェクト全体の円滑化に寄与していると思います。ご担当いただいたSEさんには本当に感謝しています。

受注業務の効率化を目的に、FAX-OCRとWEB-EDIを導入し、受注データのデジタル化を推進しました。従来、ミスが許されないFAX受注入力では、2名の担当者がそれぞれ入力を行い、システム上で照合することで誤入力を防止していました。この二重入力は大きな業務負荷となっていました。そこで、一方の入力作業をFAX-OCRに置き換えました。現在では、FAXで発注いただくほぼすべてのお客様の注文書をFAX-OCRでデータ化しています。その結果、手作業による入力・確認業務が大幅に減少し、受注業務の作業時間を約4割削減することができました。業務負荷を軽減しながら品質を維持・向上させる体制が確立できたと思います。

物流業務も大きく改善されました。従来のシステムでは、各物流拠点からの出荷先選択に制限があり、柔軟な対応が難しい状況でした。イレギュラー対応の際には手作業での調整が必要となり、現場に煩雑な事務作業が発生していました。新システムでは、複数拠点を横断したフレキシブルな出荷体制を構築しました。基本となる配送ルートは維持しつつ、在庫の偏りや突発的な受注増が発生した場合でも、システム上でスムーズに出荷元を変更できるようになっています。また、運賃計算システムも抜本的に再構築しました。これにより、運送コストの把握、運送会社の選定、請求時の照合まで、一元的に管理できるようになり、より精度の高いコスト管理を実現しています。物流領域はカスタマイズのボリュームも大きなものでしたが、現場に過度な事務負担をかけることなく、より確実で効率的な供給体制が整いました。現在では、現場判断の幅が広がり、出荷スピードと確実性の向上につながっています。

全社的なシステム連携が進んだことで、受注、物流、販売、経理といった各部門が同じデータを活用できるようになり、月次データの確認や分析も容易になりました。データ出力条件を保存できるなど、利便性の向上も実感しています。また、スーパーカクテルのデータベースが公開されていることで、データ内容の確認はもちろん、帳票作成や経理処理にも活用できる点は大きなメリットです。管理面では、システムの安定性が大きく向上しました。従来は運用に依存する部分が多く、操作ミスによるトラブルも発生していましたが、新システムではそうした問題はほとんど発生していません。運用負荷の軽減に加え、保守業務の効率化にもつながっています。