千代田区教育委員会事務局
最先端のICT設備と格調高いデザインの什器が融合した会議室空間の構築で、教育委員会の働き方改革とデジタル化を促進
ICT機器、AV制御システム、家具什器
千代田区では、DX戦略に基づく働き方改革が進んでおり、業務の効率化・高度化に向けた環境整備に取り組んでいます。そこで今回対象となったのが、公立学校や図書館などの教育機関の設置や管理、学校の組織編成、教育課程、教科書や教材、教職員に関する事務など、教育行政を担う組織である教育委員会。教育委員会会議は原則として月2回開催されます。
その中で、委員会の様子を公開するための配信環境や、オンラインでの会議と現地での会議が併用できるハイブリッド型環境が求められました。
そこで、整備に向けて参考にしたのは、内田洋行本社ビルの役員会議室。より高い「意思決定」をするためにオンラインでもリアル参加でもストレスなく議論ができ、円滑な情報共有ができる環境が整っています。
様々な会議体にも対応する可変性、そして会議の準備にあたる職員の利便性を備えた委員会室の実現に向けて、教育委員会事務局職員を主体に整備に取り組まれました。
［リニューアル前］会議のたびに職員がレイアウト変更やモニター・マイクの設置を行っていました。
リニューアルにあたり（株）内田洋行の役員会議室を参考にしました。
ICT機材をシンプルかつ直感的に使いこなせるAV制御システム「codemari（コデマリ）」
大画面での資料共有やその切り替え、オンライン先ともクリアに意思疎通が可能な天井マイクなど、役員会議室の様々な要素を盛り込みました。
85型の大型ディスプレイを２面、壁面に設置し、計5台のディスプレイでいずれの席からも投影資料が見やすく、複数資料を同時投影して比較検討ができるようにしています。
天井集音マイクは、360度の音声を収集することができます。複数の話者がいる会議室において、参加者全員の音声を綺麗にキャプチャすることができ、よりリアルな質感を持った配信が可能です。
また、天井マイクの設定をシステムで制御可能な構成にすることにより、実施したい会議に併せて集音範囲を変更できるなど、可変性に富んだ内容としました。設置機材が多岐にわたることで生じる、操作の煩わしさを削減するため、ICT機材をシンプルかつ直感的に使いこなせるAV制御システム「codemari（コデマリ）」を導入し、教育委員会会議の開催時に事務局としてサポートする職員にとって利便性に優れた環境となっています。
ICT環境の刷新に伴い、什器も更新しました。洗練されたフォーマルな会議室に相応しい大型木幕板タイプのハイグレードなスタックテーブルを採用。チェアはブラックカラーのアルミリング肘タイプで統一し、より高級感ある格調高い会議室を演出しています。
ICT機材をシンプルかつ直感的に使いこなせるAV制御システム「codemari（コデマリ）」天井に設置した2台のカメラで会議の様子を配信でき、情報共有が円滑に
最大5画面へのマルチ投影がcodemariにより簡単に切り替え可能に
これまで、教育委員会会議をはじめ各種会議の開催には、紙資料の印刷、カメラやマイクのセッティング、オンライン配信の準備等、その準備に多大な時間を要していました。また、教育委員会のオンライン配信用の各種機器は低性能であり、声が聞こえづらい、配信が途切れる等、安定性にも問題がありました。
このたび、内田洋行の協力により、天井埋込タイプのスピーカー、天井集音マイク、大型モニターの設置、及びこれらをワンタッチで制御できる「codemari」の導入により、教育委員会会議の設営及び運営の効率化並びにスムーズなオンライン配信を実現することができました。なお、教育委員会室は、教育委員会の会議以外でも利用することができ、整備後に教育委員会室を利用した他部署からの評判も上々です。
今後、教育委員会のみならず他部署の会議室においても同種の設備が導入されていけば、全庁的に業務の効率化が進んでいくと考えています。
※2024年2月取材。掲載内容は当時のものです。
