豊島区様では、Microsoft Outlook を徹底的に使った文化が根付いていて、区長・副区長をはじめ、全職員がメールはもとより個人のスケジュールや会議室の予約をMicrosoft Outlook で運用しています。予約入力の二度手間を避けるためにも、その管理システムであるMicrosoft Exchange と連携できる会議室運用システムであることが重要でした。

多くの自治体では、会議室を押さえて会議のセッティングをしないと、会議は始められないという風潮があります。SmartRooms には空室時にすぐに使える「今すぐ利用」という機能がありますので、これからのミーティングスタイルの変化に期待ができます。

「目に見える効果として、会議室の使用が終わったあとにきちんと『退室』ボタンを押してくれているので、予約が入った状態のまま空室になるということがなくなりましたね。それによって、ちょっと打ち合わせをしたいけど自席周辺ではやりにくいとか、Web 会議をやっていてちょっと集まろうかといったときに会議室が空いていれば『今すぐ利用』機能で、すぐに会議室を利用できています。会議があるから集まるのではなく、コラボレーションの延長上に会議室があって、いつでもどこでも使えるような環境を整えていければと思います。会議の効率を上げることで、業務のスピードアップも期待でき、その結果区民サービスの向上にもつながると考えています」（豊島区 情報管理課高橋課長）。

導入の決め手でもあった既存のグループウェアとの連携を実現したことで、稼働直後からとてもスムーズに運用されています。「旧庁舎では10室だった会議室が、新庁舎では30室近くになるので、空き状況を見たり、予約を入れるのは大変なのではないかという不安もありました。しかしながら、使い慣れたMicrosoft Outlook と連携してくれているので操作に関する負担もほとんどないようで、我々が指導をしなくてもどんどん予約が埋まっていきました。

今回の新庁舎移転に伴い、SmartRooms の導入をはじめ、ハード面・ソフト面ともに一定の整備がなされました。「移転までは何を導入するかという点を中心に考えていましたが、これからは導入したものをいかに有効活用していくかが重要になってきます。業務を効率化することで、区民サービス向上につなげられるように環境の整備に取り組みたいと思います」（高橋課長）。

SmartRooms は、簡単な操作で全会議室の稼働率・利用状況を確認することができます。「ログデータを解析することで、導入の効果が見えてくると思います。そのデータを今後の有効活用に役立てたいです」（高橋課長）。