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ウイングアーク1st株式会社 様

オフィスの移転に伴い会議室運用を効率化し多様なスタイルに対応

「情報に価値を、企業に変革を、社会に未来を。」というビジョンを掲げ、スポーツ、ものづくり、働き方、卸売・小売、飲食、農業・畜産など様々な分野において、データを活用し、その価値を最大化させるサービスを広く展開する
ウイングアーク1st株式会社様。高度情報化社会の一歩先を行く業界のリーディングカンパニーとして注目を集め、日々新たな価値を創造し続けています。
以前のオフィスでは複数フロアに分かれていた執務エリアを、ワンフロアに集約したいという強い想いを形にするべく、2018年に現在のオフィスへの移転を実施。執務エリアのワンフロア化を実現するとともに、多様化するワークスタイルや、目まぐるしく変化するビジネスシーンに対応できる、先進のオフィス空間が構築されています。移転前に課題のひとつとして挙げられていた会議室運用の改善を図るため、オフィス移転のタイミングに合わせてシステムの導入を検討され、SmartRoomsを導入いただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化

導入前の課題・背景

課題
  • 使用されていない会議室があるのにキャンセル状況が不明なため使用できない。
  • 会議室の予約がなかなか取れず、空室を確認に行くのも時間のロスが生じる。

■キャンセルされた会議室を有効利用したい

移転前のオフィスでは、定例会議等で定期的に会議室を予約しておきながら、実際には会議が開催されておらず、空室なのに使うことができないというケースが散見されました。使用されていない会議室があっても、キャンセルされたのか、開始が遅れているだけなのかを知る術がなく、使いたいのに使えないという効率の悪い状態が続いていました。

■空室状況を簡単に確認できるようにしたい

オフィスを移転する前は、会議室の予約がなかなか取れないという声が多く聞こえてきました。常に予約率が高いことから早めに会議室を押さえることが習慣化され、予約が取りづらくなっていたと考えられます。また、移転前のオフィスは、執務フロアと会議室フロアが分かれていたため、空室を確認しに行くのにも時間のロスが生じていました。

導入効果

効果
  • 空室の利用が可能となり、会議室不足の改善に貢献。
  • 空室の確認が容易になり、時間のロスを大幅に削減。

■「自動キャンセル」機能により、会議室の有効利用を実現

以前は、予約がキャンセルされていたとしても、その状況を把握することができず、空いている会議室の利用の可否を判断できませんでした。SmartRoomsを導入してからは、予約時間から15分が経過しても入室がなければ「自動キャンセル」機能により即時利用が可能に。会議室の稼働率がアップし、効率の良い運用が実現されました。

■会議室の予約・利用状況が可視化され、運用効率と業務効率が向上

執務エリアのワンフロア化とともにOffice365とSmartRoomsの連携により会議室の利用状況の確認が格段に容易になり、業務効率の向上に貢献しています。また、会議終了時間に対する意識も高まり、会議自体の質向上にもつながっています。さらに、フリースペースを十分に確保したことで、個室で行う会議とライトなミーティングの場所の使い分けが進み、社員からも好評を得ています。

システム構成図

システム構成図

ログを活用して、会議室の運用を最適化したい

現在は、会議開始予約時間から15分入室がなければ自動キャンセルされる設定になっていますが、15分経過までは他の人が使用できないというタイムロスがあるため、利用状況のログ解析による設定時間の見直しの必要性を感じています。また、利用人数や利用の有無を確認し、最適な会議室運用のかたちを見いだしていくという試みも検討しています。

ウイングアーク1st株式会社
管理本部 総務部 総務チーム
丹羽崇之さん(左)と加藤高史さん(右)
ファシリティ面・オフィス環境面の整備を通じて、社内コミュニケーションの活性化や、働きやすいオフィスづくりに取り組んでいます。

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会議室予約システム「SmartRooms」について

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情報システム分野

主な製品シリーズ

  • Webベース基幹業務システム スーパーカクテル イノーヴァ
  • 業種特化型基幹業務システム スーパーカクテルCore
  • 会議室予約・運用システム SMART ROOMS
  • 絆 高齢者介護システム
  • 絆 障がい者福祉システム あすなろ台帳

会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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