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社内SNSソリューション

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SmartAmigo 導入事例

「KDDIは、社員13000人が活用する社内SNS基盤(SharePoint)を、内田洋行と共に構築しました」

KDDI ※本事例は、SmartAmigo のプラットフォームとなる SharePoint における導入事例です。記事の内容、および個人名・役職等は取材当時のものです。

KDDI 経営企画部 小淵和治グループリーダー、西村衣世氏、広報部 澤田有加里氏、内部統制部 関優毅氏、共通業務システム部 山田征グループリーダー、丸山 友幸氏に、社内SNS基盤の構築を内田洋行に依頼した経緯と理由について詳しく聞きました。

(KDDIについて)

日本を代表する通信企業の一つ。年商3兆4,345億円、社員数18,418人(いずれも連結)

13,000人が使う、新しい形の社内SNSを構築

― 今回、内田洋行に構築を依頼したシステムの概要を教えてください。

KDDIでは、内田洋行に、全社13,000名で活用する社内SNSの、SharePointによる構築を依頼しました。

社内SNSは、通常、「カジュアルな社内コミュニケーションの場(ワイガヤの場)」として位置づけられることが多いようですが、今回の社内SNSでは、「ドキュメント共有によるフォーマルな知識共有」と、「自由なディスカッションによるカジュアルな情報交換」をバランス良く組み合わせた「社内ソーシャル情報基盤」を実現することを目指しました。具体的な機能、仕様は、「ドキュメント共有」「会議サイト」「ディスカッション」「いいね!メール」「役立つレシピ」などです(システムの概要は次のとおり)。

項目 内容 備考
名称 「KDDI SNS」 -
活用人数 13,000人 KDDI株式会社(単体)の全社員
ソフトウエア Microsoft SharePoint 社内ブログなどの部分はオープンソースを活用(※)
サーバ台数 19台
- SharePoint関連サーバ  7台
- RMS関連サーバ  4台
- 操作ログ監査/バックアップサーバ  5台
- 検証用サーバ  3台(仮想環境)
構築期間 約2カ月 - 2011年2月構築開始
- 2011年4月10日オープン
SNSへの参加方法 実名制、登録制
  • いわゆる「招待制SNS」ではありません。
  • 既存のActiveDirectoryシステムから、正社員13,000ユーザの情報を同期。
  • 異動などによりActiveDirectoryの社員情報が変更された際、社内SNS側の社員情報も自動的にレプリケーションされます。

※ オープンソースによるシステムは、今回のシステム構築範囲には含まれていません。

■ 会議サイト

  • 主催者が会議内容を作成すると、選択したメンバーへ会議案内が自動送付されます。
  • 会議への出欠は「会議サイト」上で回答が可能。
  • 会議に先立つ資料の共有や、事前の質疑応答も、会議サイト上で可能。
  • 議事録ファイルの掲載や、会議欠席者に意見を求めることなどが可能。

■ ドキュメント共有

  • 他の社員に広く役立ちそうだと思われるドキュメントを共有するための機能です。
  • ドキュメントのタイトル、本文からのキーワード検索も可能

■ ディスカッション

  • 特定の話題について、社員相互が自由闊達に意見を交換する場
  • スレッドは原則として社員全員が自由に新設できます。設定できるテーマにも制限はなし。

■ 役立つレシピ

  • 仕事の進め方、問題解決の手法を、レシピ化して各部から発案・共有。
  • 受信者はレシピの内容を見て、自部門での活用について、意見を述べたり、「いいね!」の投票で評価したりします。
  • 蓄積されたレシピ情報は検索が可能。
  • 検索結果を外部出力(CSVエクスポート)も可能。

■ いいね!メール

  • 自分が業務などで関わった自部門・他部門の社員に対して、活動や成果、仕事の姿勢への感謝、評価をフィードバックするメールを送ることができます。

「経営層への見える化」、「管理職への相互刺激」、「社員間でのノウハウ共有」を目指す

― 今回の社内SNSを構築した目的を教えてください。

今回の社内SNSを構築した目的は、「『自らが当事者となり関係者に働きかける』ワークスタイルと、『意思決定のスピードアップ』のサイクル」を確立することです。具体的には、次の三点の実現を図りました。

1). 「経営層への、”事案決定プロセス”の可視化」

経営層には、各部門から、「意思決定を要する判断伺い」や、「部門の権限で決定したことの報告」などが上がってきますが、従来は、「結果(内容)」だけが上がってきており、「その結果に到ったプロセス」が見えにくいという問題がありました。この問題を解決するため、今回の社内SNSを通じて、「その事案は、どの部門で、いつ、どのように、発生したのか」、「誰が、どのように決めていったのか」、「なぜ、そのように決まっていったのか」など、「プロセスの情報」を容易に検索・把握できる仕組みを作りたいと考えました。

(※ この目的を実現するための具体的なKDDI SNSの機能  → 「ドキュメント共有」、「会議サイト」)

2). 「管理職の相互刺激の促進」

社内SNSを通じて、管理職が、他の部門の情報を積極的に知るための機会を作りたいと考えました。「今、あの部門ではこんな活動を展開している」、「あちらの部門で面白い動きが起き始めている」などの刺激を得て、他部門の活動を、「当事者意識」を持ってとらえてもらいたいと考えました。

(※ 具体的な機能 → 「ドキュメント共有」、「会議サイト」、「ディスカッション」)

3). 「社員間での、スキル、ノウハウの共有」

社員13,000人が、各個人に蓄積しているスキルやノウハウを互いに知らせるための基盤を作り、それによりKDDI全体の「組織知」のレベルが向上することを図りました。

(※ 具体的な機能 → 「ドキュメント共有」、「ディスカッション」、「いいね!メール」、「役立つレシピ」)

SharePointを採用した理由

― KDDI SNSの基盤ソフトウエアにSharePointを採用した理由を教えてください。

社内SNSの基盤ソフトウエアをSharePointに決めた理由は次のとおりです。

「カスタマイズの柔軟性」

今回の社内SNS構築においては、事務局が企画する、様々な仕様、機能を、柔軟に実現できることが必要でした。SharePointは元々がカスタマイズを前提にしているソフトウエアであり、柔軟性に優れていました。

「アクセスコントロールが可能」

今回の社内SNSでは、自由なディスカッションだけでなくフォーマルなドキュメント共有も行います。SNSである以上、「情報公開」、「社内の活性化」を重要視しますが、しかし業務ドキュメントである以上、「あまりにもオープンになりすぎること」も不適切であり、やはりアクセスコントロールが必要です。SharePointには、RMS(Rights Management System)等を始め、ドキュメントへのアクセスコントロール機能が多く備わっているので、これを使えば、「文書の秩序ある公開」が実現できると期待できました。

「Active Directoryとの連携に優れている」

今回の社内SNSは、招待制ではなく、事前登録制です。その登録に必要な参加者情報は既に構築済みのActive Directoryから取得することになります。Active Directoryとの連携という点では、同じマイクロソフト製品であるSharePointが優れています。

以上の理由により、社内SNSの基盤ソフトウエアには、SharePointを使うのが最も良いという結論に達しました。2010年12月のことです。その後、システム開発を依頼する企業の選定を開始しました。候補となったのは、内田洋行を含むSI会社、3社です。

SI各社を比較検討した際の要件

― SI企業を選択するにあたって、求めた要件を教えてください。

今回の「SharePointによる社内SNS構築プロジェクト」を依頼する企業は、次の要件を元に比較検討しました。

要件1.「SharePoint開発の高い技術を持ち、実績が豊富であること」

KDDIの要望を確実に実現するために必要な、SharePoint開発技術と、それを裏付ける豊富な実績とがあるSI企業を求めました。

要件2.「短納期への対応」

今回の社内SNS構築は、年度替わりの初日である2011年4月1日のオープンが目標であり、設計・開発に当てられる期間は実質2カ月という短納期のプロジェクトでした。このタイトな開発に対応できる会社、「ある程度の無理が効く会社」を求めました。

要件3.「こちらの企画に対する理解力と実現力があること、さらには逆提案力もあること」

今回の開発は「企画考案 → KDDI SNS事務局」、「実装 → 開発会社」という分担で進行します。つまり、企画(アイディア出し)と開発・実装(アイディアの実現)が、同時並行していきます。この場合、開発会社には、「KDDI側の企画意図(=「こうしたい」)を的確に理解する力」、「その企画意図をSharePoint上で的確に実現する力(= 「こうすればできます」)」が必須です。さらには「こちらの意図を理解した上での逆提案力(=「それだったら、こうする方が上手くいきます」)」があることも望ましいといえます。

要件4.「互いに一体感を持って作業ができること」

今回のSharePointによる社内SNS構築は、KDDIにとっても「初めての経験」となります。まずは「こちらのやりたいこと」を開発会社に伝え、それを実装してもらう、その後、実現したいことと、その実装とのギャップを見極め、再び話し合いを持ち、より理想に近づくよう、互いに知恵を出し合い、工夫して、再び形にする。開発はそのように進行することになるでしょう。そんな一体的な開発に柔軟に対応できる会社を求めました。

要件5. 「構築費用が適正な金額であること」

上記、要件1〜4を満たした上で、構築費用が競争的かつ妥当な額であることを求めました。

以上の要件を以て、候補三社を比較検討したところ、内田洋行がこの要件を最も良く満たしていたので、採用を決めました。2011年1月末のことです。その後、二ヶ月の短納期の中で、冒頭に述べたとおりの、多機能を持つSNS基盤を構築していただけました。システム構築中には、東日本大震災も発生しました。全社が非常事態となり、一時構築もストップしましたが、KDDIの災害対応とバランスを取りながら、構築を再開し、ほぼ納期通りにシステムを完成させたこと(※)は高く評価したいと思います。

現在、社内SNSは、運用・浸透を進展させている途上ですが、今後の機能追加、仕様拡張を行うための「基盤」の部分、すなわち「KDDI社員13,000 人が仕事のノウハウを相互共有するためのシステム」は、今回のプロジェクトにより十全に確立することができたと考えます。

※ 2011年4月1日オープン予定に対し、実際のオープンは10日後の4月10日となりました。

今後の期待

― 内田洋行への今後の期待をお聞かせください。

社内SNSは作って終わりというものではなく、今後も引き続き、機能、仕様を、継続的に改善していく必要があります。内田洋行には、今後とも高い SharePoint技術、納期対応力、提案力などを通じて、これまでと同様の「存在感ある開発会社」として、KDDIの情報共有の取り組みを支援していただくことを希望します。今後ともよろしくお願いいたします。

  • KDDI株式会社 様

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