スーパーカクテルの導入前、管理業務に使用されていたのは1980 年に導入したオフコンでした。当時は社内でプログラムをするのが当たり前という状況であったこともあり、常駐のプログラマーや管理者を配置して運用していましたが、業務の拡張や時代の変化に伴い、さまざまな問題や不具合が生じていました。

「オフコン導入当時、電算課という部署があり、帳票類は専任の担当者が作成していました。関係書類をそれぞれの部署ごとにまとめて、それを現場に渡すという業務の流れだったのですが、現場としては、欲しい帳票がすぐにもらえないという不満や、自分のパソコンでデータを見られないという不便さを感じていました。

また、商社なので販売に関してのプログラムを組んでいたのですが、設置工事も請け負うようになり、その管理も必要になってきたのです。

そこで、ちょっとずつ手を加えながら修正を重ねて対応してきたのですが、30 年近く使い続けていたシステムなので、さすがに対応が困難になっていました。プログラムの作成は、人の手によるものなので、どうしても属人化してしまいますし、オフコン導入当時にはなかった消費税への対応なども過去にあり、運用の限界を感じていました」（新原次長）

「もちろん、上層部もオフコンでの運用に危機感を抱いていました。今までのやり方では、どうしても専門的な知識を持った人間が必要となりますが、そういった人たちが不在だったり退職してしまった場合には当然混乱が生じてしまいます。業務の拡張などもあり、システム見直しの必要に迫られていました」（坂口部長）

「パソコンが普及して、コンピューターは特定の人しか操作できないという時代ではなくなったこともあり、レガシーシステムからオープン化への移行を検討することになったのです」（新原次長）

組織再編の時期に合わせて立ち上げられた、システム導入プロジェクト。メンバーには各部門の部長と、当時のシステムに理解の深かった担当者が加わり、15名ほどのチームが形成されました。

――スーパーカクテルの導入決定から本稼働まで、どのように進行していったのでしょうか。

「導入に際しては、データのスムーズな移行はもちろんのこと、現場の指導も重視しました。今までは手組みだったので、それぞれの現場から出てくる細かな要望を汲み取ることができましたが、パッケージになるとそれは簡単にはできません。システムに変更・修正を加えるのではなく、できるだけ標準機能に合わせて作業をしましょうという心構えの部分から指導を始めました。オフコンに慣れていた担当者は、なかなか頭の切り替えが難しかったと思いますが、導入メリットを丁寧に説明することで、一定の理解が得られたと思います。

さらに、本稼働の1カ月前には現場のオペレーターを集め、実際に使用するパソコンとプリンタを用意して指導したこともあって、導入後に混乱するようなことはありませんでした」（新原次長）

――工事管理に重点を置いて進められたスーパーカクテルデュオ販売の導入プロジェクト。本稼働から約3年が経過し、どのような効果・メリットが表れているか、オフコン時代との比較も交えてお聞かせください。

1.日次処理作業がゼロに

「スーパーカクテル導入以前は、18時になったら止めて当日の日次処理を行いデータを更新していたため、本部の担当者は毎日1時間程度の残業が必要となっていました。しかし、導入後は売上や受注情報がリアルタイムにデータ更新されるので日次処理が不要となり、作業負担が軽減されました」（新原次長）

2. 専用帳票の削減でコストダウン

「細分化されていた専用帳票が整理されたため、帳票の出力費用を大幅に削減できました。年間で300万円ほどかかっていたのですが、現在は200万円程度に抑えられているので、約100万円のコストダウンにつながっています」（新原次長）

3. 正確な数値での与信管理が可能に

「経営サイドからすると、与信管理のためのデータはとても重要です。以前は各部門から個別に数字が出てくるので、太田商事全体で1得意先に対しての債権がいくらあるのかを正確には把握できませんでした。現在では、工事別の原価管理もできますし、必要なデータを簡単に抽出して役員が簡単に見られるようになったので、取引条件の整備などにも有効に活用できています」（坂口部長）

4. 必要なデータが現場でも利用可能に

「売上データや仕入元帳などを現場で使えるようになったのも大きなメリットです。オフコン時代は、担当者別の売上統計や週別・月別の統計などをそれぞれの現場で入力・整理し直していたので、作業負担が大幅に軽減されましたね。また、帳票や伝票を現場で出力できるようになり、タイムロスがなくなりました。本部にある電算課で出力して現場に送るというスタイルでは時間がかかっていましたが、それが解消されたため、待つ・待たせてしまうということがなくなったのも大きいですね」（新原次長）

5. 他システムとのシームレスな連携を実現

「紙ベースで受け取った情報でも、現場でどうしても伝票化したい場合にはエクセルなどに打ち込んで加工していたため、伝票が重複してしまうこともありました。スーパーカクテル導入後は、他のシステムともスムーズに連携できるので再入力などの必要もなく、データの不一致や伝票の重複によるトラブルもありません。会計システムとの連携も良くなりました」（新原次長）

6. 請求書発行・支払いの一本化で効率化

「以前お客様にお渡ししていた請求書は、1取引きに対して1伝票という取引単位の形式だったので、サイズは小さいのですが、すごく分厚い請求書の束になってしまっていました。スーパーカクテルは、請求額と明細額もまとめて出力されるので、請求合計に対して担当者が改めて1枚1枚電卓を叩いて金額を確認する必要もありません。出力されたものを折りたたんで封筒に入れて発送するだけなので、担当者にとってもお客様にとっても業務負担が軽減されました」（新原次長）

「支払いについても同様に、各部署ごとに処理し、それぞれで支払いをしていましたが、太田商事としてまとめて支払いができるようになったので、社内的にも社外的にも効率化されています」（坂口部長）

――時代のニーズを的確に捉え、さらなる業務拡張を目指す太田商事様。太陽光発電システムや耐震金物など、現在の市場に求められる商材を取り扱うことで、安定した業績を残し続ける同社の、今後のビジョンをお聞かせください。

「スーパーカクテルによって整理されたデータを基に、太田商事が今後どのような手を打っていくべきか、どのように進んでいくべきかなどを判断し、長期的な計画を立てられるようにしていきたいと思っています。具体的には、BIツールを利用した情報の可視化ですね。数字だけではなく、グラフなどを用いて一目で内容がわかるようにデータを整理することで、経営者層から現場まで幅広く正確に情報が伝えられます。また、現在のトレンドや売上の上がっている部門などを多角的に分析することで、販売戦略の方向性が見えてくると考えています」（新原次長）

「可視化することで、省力化にもつなげていきたいですね。膨大な情報が直感的にわかるように整理できれば、情報の共有もしやすいですし、意志決定も迅速に行えると思います」（坂口部長）

新たな事業への挑戦も視野に入れながら、冷静かつ堅実な姿勢で市場と向き合う太田商事様。その土台を支え、次なる一歩をともに踏み出すのがスーパーカクテルです。