―― システムの導入以前には、業務上でどのようなトラブルが発生していたのでしょうか？

「スーパーカクテル」の導入以前は、卸業務の発注書を経理担当者2人がかりで手入力処理していましたが、仕分けや納品後に数が合わない不具合も起こっていました。また早朝勤務の製造と経理の勤務時間のずれから、部門間で確認が取れないこともストレスでした。

―― そのようなトラブルやストレスからの脱却を図るためにシステムを導入されたのですね。

2000年問題をきっかけに内田洋行ITソリューションズ（ITS）からの提案で、オフコンから内田洋行の販売管理システム「スーパーカクテル」に切り替えました。その後、2017年7月にはWindows XPのサポート終了と消費増税、軽減税率対応に伴い、発注書自動取り込みができるようにとWebEDIに対応した「スーパーカクテル」に更新しました。

―― 「スーパーカクテル」の導入と活用によってメリットは得られましたか？

データの取り込みによる自動化が可能になったおかげで、本来できていて当たり前のことである発注や納品ミスは激減しました。また部門間で生じていた問題解消のためにも、WebEDI対応は必須課題でした。今では経理部門での作業は入力と確認が1回だけで、効率だけでなく精神面での余裕も感じています。

―― そのほかに得られたメリットはありますか？

以前は、入力ミスを前提に注文書を多めにコピーしていましたが、今はペーパーレス対応になりました。特殊な商習慣からパッケージ製品のカスタマイズは多い方だと思いますが、通常と違う対応は「特別受注計上」で処理しています。時間指定で商品を店頭に取りに来るお客様や代金の後払い、フランスパンの特注カットなどの依頼も紙や電話対応でしたが、特別受注計上を使用すれば必要な対応が可能です。ヘビーユーザーの情報は標準化され手書きが減り、記入ミスによる手間やミスも減っています。

―― ペーパーレス化は、業務効率の改善やコスト削減のためには欠かせない手段のひとつといえますね。

そうですね。弊社では、内田洋行ITSからの提案で給与明細も電子化しました。給与奉行とWEB給金帳（給料明細書電子化ソフト）と連動し、アルバイトを含め、600人の従業員に特別な紙で刷った明細書の手渡しをやめて、メールによる明細の一括送信に切り替えたことにより、効率化に成功しています。

―― 経理業務の自動化やペーパーレス化などにより、業務効率の改善につながったとのことですが、「スーパーカクテル」のその他の機能はいかがですか？

スーパーカクテルの機能で特に便利に感じるのは、「中間データをExcelで切り分けて出力できる」ことです。そのため、営業担当者や管理職がチェックしたい売上データなど、ある程度PC操作ができれば簡単に使えます。従来は、担当SEに依頼し出力していたデータも内製化でき、時間的にもコスト的にも削減できています。

―― 最後に今後の課題や展望についてお聞かせください。

現在、店舗発注は担当者が専用紙に手書きし、PC室へ移動して紙を見ながら発注しているのですが、その間タイムラグや手間が発生していまいます。また駅ナカなど極少スペースの店舗もありPC室の存在が負担になることもあるため、2017年の切り替え時には、店舗へのタブレット端末の導入も検討しました。発注がタブレットになれば、店舗間在庫もリアルタイムで見られ、本部を経由しなくても店舗間で在庫を融通し合えます。

前回の更新時はシステム担当者が就任まもなくて、システムの全体最適ができず「カスタマイズしておいたら無難」という選択をしたところがありました。ですので次回は、必要ないものは標準化して、すっきりさせたいという思いがあります。