旧基幹システムの利用期間が10年を超え、そろそろ新システムの検討かな、というタイミングでした。現在の業務、そしてこれからの業務を見据えた新システムを、という狙いもありました。

旧基幹システムはWebブラウザである Internet Explorer 上で動作する仕組みであり、そのサポート終了が迫っている状況がありました。またデータ連携機能の乏しさにも課題を感じていました。伝票やマスタの手入力を極力排除したい、手間やミスを減らしたい、という思いがありました。

2021年2月、新システム検討のため各部署から代表者1名を選任し、18名からなる「システム更改プロジェクト」を発足しました。全社で取り組むミッションとして社内周知すると共に、各部署の取りまとめや情報伝達など、代表者を通して円滑に進める体制としました。そしてまず実施したのが全社アンケートです。「今のシステムの不満、出来て欲しいこと」、「これから先の業務で実現したいこと」の2点に絞り、新システム像を検討しました。同年の夏にRFP(提案依頼書)を作成し、11月に4社からのプレゼンテーション実施となりました。

ベンダー選定方法は、プロジェクトメンバーによる採点方式としました。事前に採点項目・選考基準を設定し、弊社の重要課題に対しては大きな加点とする、各課題に該当する部署のメンバーは加点率を上げる、といった採点表の準備をしました。課題解決ができるか、構築体制はどうか、など総合的な判断が出来たと思います。

導入コストに見合うだけの効果をきちんと提案してくれるか、効果がしっかり見込めるか、も重視しました。
また過去の経験から、ベンダー担当者に変更があると、色々な相談がスムーズに進まない、不具合やトラブルが発生する、という場面が多かったため、導入後も安心できる体制か、も重要視しました。RFPの細かい要望に対し、豊富なサブシステムも含めてまとめ上げ、とても丁寧に真摯にご提案いただきました。信頼できる会社さんを選定できたと思います。

2022年1月から内田洋行のプロジェクトマネージャー主導のもと、導入フェーズがスタートしました。最初に全体像や各システムの機能、目的を改めて説明いただき、具体的な業務イメージが再確認できました。稼働までのロードマップ、直近2~3ヶ月のスケジュール提示など、とてもスムーズにプロジェクトを進めていただきました。コロナの影響が残る時期でしたが、常に弊社に来社いただきありがた かったです。また、Teams (Microsoft)を利用したプロジェクト推進方法も、新鮮で効果的でした。最新の課題表 (Excel) を管理でき、メッセージ送信・回答などを速やかに共有できました。現在もプロジェクトメンバーで継続利用しています。

弊社からの細かい希望に対して、とても的確に、レスポンスよく回答をいただけました。弊社独自の業務も理解いただき、 多くの食品メーカーでの経験を積まれているのだな、と安心しながら進めることができました。

スーパーカクテル導入により、入力業務を中心に効果が出ています。伝票やマスタなどを Excel ファイルで取り込めるようになりました。日々の業務の中で、顧客から決まったパターンでご注文いただく場面が多くあります。今までは 手入力で対応していましたが、Excel ファイル取り込みの実現により、時間もミスも削減できました。具体的には、受注から請求までを担当する管理部で、約 6,700分/月、購買部では約4,300分/月、という削減効果が出ています。ロット管理など、基幹システムで実施する業務自体は増えたのですが、とても喜ばしい結果です。

関係部署の全社員に換算すると、だいたい30分/日の削減でしょうか。とにかく残業が減りました。月末月初 や繁忙期でも問題なく業務をこなせています。日々の業務でも、午前の受注が多くてお昼休みが取れない、という場面がなくなりました。

年々、人員確保の難しさを感じていました。新システムの稼働により、社員の業務効率や働きやすさが改善され、且つ社員を増やすことなく対応することができました。また、システムをうまく活用すれば作業性が上がる、という認識が社内に浸透したことも効果と考えています。さら に、人は「作業」から「判断」にフォーカスしていく、という場面も増えています。例えば、販売計画を入力 (半自動)すれば、製造計画が算出できるようになりました。人は、販売計画の妥当性を判断すればよい、といった具合です。今後、ますます進むDX社会に対応した「働き甲斐」改革に繋げたいと思っています。