会議のあり方を根本から見直す

会議改善診断サービス

会議状況を見える化し、運営の効率化と生産性の向上を実現
『会議改善診断サービス』ご紹介資料 資料ダウンロード

会議改善診断サービスとは

2019年4月より大企業を対象とした「働き方改革関連法」が施行され「時間外労働の上限規制」が導入されました。残業時間の上限は原則として月45時間・年360時間となり、月100時間を超えた場合は罰則が科されるおそれがあります。企業は時間外労働の実態を正しく把握し、減らしていく必要があります。
ワークスタイルの変化や労働時間そのものの短縮化が求められる現代、一方で、社内ミーティングや打ち合わせなど『会議』が占める就労時間の割合は益々高まっています。

会議改善診断サービスは会議室の使われ方や会議する人のパフォーマンス、会議の分類や内容について統計データから考察し、有効な改善策を提示する会議そのものを改善するサービスです。当社が2013年から提供している「SmartRooms(スマートルームズ)」は、これまでお客様の会議室の空予約や無駄な会議をなくすなど、業務効率や会議室の稼働率向上に寄与してまいりました。

一方、近年、企業で働き方変革への取り組みがひろがる中、お客様においては、業務の効率化の段階から、スペースの有効利用を進める、会議の品質を高めるといった、生産性を向上するための実質的な施策をとる段階へと課題のステージが上がっていることから、オフィスワークの環境や状況の調査へのご要望が高まっています。
これらのご要望に応えるサービスとして会議改善診断サービスをご提案致します。

会議改善診断サービスで得られること

診断対象の会議室にどれだけの時間や人数が集中しているのかを把握したり、会議コストを可視化したりすることで会議室のファシリティの適切な導入や会議開催そのもののあり方の見直しを行うことができる。また、会議の品質についても診断することで品質の低い会議の傾向を把握し是正を行える。
働き方改革の施策のためのツールとして活用が可能となります。

会議改善診断サービスで得られる気づきの例

無駄な会議を無くす

  • 参加する必要のない人を招集して会議コストが高くなる傾向があった。
  • 定例的な長時間の会議が高い頻度で実施されていた。

スペースの有効利用を進める

  • 会議室の収容人数に比べ実際に使われている会議人数が半数以下しかなかった。
  • 会議の予約に対して実際使われている頻度は半数以下であった。

会議の品質を高める

  • 長時間の定例会議に対し不満に思っている社員が多くいた。

会議改善診断サービスで得られる気づきの例

会議改善ダッシュボード
基本サービス

SmartRoomsやMicrosoft365のデータをMicrosoftPowerBIにて分析・可視化します。この分析により会議やスペースのムダ、質の低い会議の傾向を見つけ、会議の改善を行えます。

会議改善ダッシュボード
拡張サービス

基本サービスの内容に加え下記の情報をデータ統合システムMμgen(ミュージェン)(※1)により可視化します。これにより会議の内容により踏む込んだ分析が可能になります。※1.スマートインサイト株式会社が提供する、仮想データ統合アプリケーション

  • オフィスワーカーの満足度調査
  • 会議参加者の動向調査
  • 会議議事の文字起こしサービス
  • 会議議事参加者の感情分析
※これらは一例になります
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会議改善診断サービスのメニュー

1.会議改善ダッシュボード
基本サービス

「Microsoft 365」のデータを用いて「SmartRooms(スマートルームズ)」ユーザへ各種統計データを拡張した情報をご提供します。

2.会議改善診断
POCサービス

基本サービスのデータに基づいた診断、アドバイスを行います。さらなる改善を目的としたテーマを定義し、拡張サービスの基本計画を立案を行います。
※.2019年7月22日発売予定

3.会議改善ダッシュボード
拡張サービス向け環境構築支援サービス

POCの基本計画によりダッシュボードの拡張対象データ取得手段としてICTツールやシステムの構築・導入のご支援を行います。
※.2019年7月22日発売予定

4.会議改善ダッシュボード
拡張サービス

拡張サービス環境であるオープンスペースやセンサー、会議室ICT機器など新たに構築されたデータを統合しダッシュボードで提供します。
※.2019年7月22日発売予定

5.会議改善診断
レポートサービス

POCで定義したテーマと拡張サービスのデータを用いて改善診断をレポートするとともに今後の改善ポイントのアドバイスを行います。
※.2019年7月22日発売予定

会議改善診断サービスはSmartRoomsを
ご利用のお客様にさらなる価値をもたらします

SmartRoomsが導く会議運営の効率化

SmartRooms(スマートルームズ)は、業種を問わず 300社 / 9,000室 以上の導入実績があります。

10室未満から100室以上まで、さまざまな規模・室数のオフィスで活用されています。

全ての利用データがクラウド上に保管され、データ解析に利用されています。

「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2018」において、ASP・SaaS部門「ASPIC会長賞」を受賞

Workplace Analyticsを利用することで
より詳細に共同作業を見える化

会議改善診断の際に利用するマイクロソフトのワークプレースのデータは、社内のコミュニケーションとコラボレーションの傾向をより効果的にビジネスの意思決定に役立つ豊富で実践的な洞察を提供します。

Microsoft Workplace Analyticsは、チームがどのように共同作業しているかを分析して、収支に貢献している活動と、不利益をもたらしている活動を識別できるようにします。その情報を使用して、より深く分析を行うことができます。

会議改善ダッシュボード拡張サービスで
連携できるシステムの例

  • 会議室での簡易アンケートシステム(オフィスワーカーの満足度調査)
  • 会議参加者の実態調査(カメラの人認識による実際の会議参加者の動向調査)
  • 会議議事の文字起こしサービス
  • 会議参加者の感情分析
  • その他、お客様の分析したい内容に合わせてご相談承ります。

内田洋行の目指す会議改善のステップ

会議改善診断サービスは貴社の会議の質を向上させるお手伝いをいたします。
SmartRoomsを利用しデータはあるが活用にお悩みのSTEP2のお客様や、データ分析を始めているが更にステップアップし働き方変革の取り組みとしてデータ活用したいSTEP3のお客様に是非ご利用頂きたいサービスになります。

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内田洋行の働き方変革支援

ICTと環境のユニークな事業構造を基盤とする内田洋行グループでは、オフィスデザイン・環境構築、コミュニケーションインフラ構築の経験・実績をもとに、オフィスファニチャーレンタルサービス「TrendRent(トレンドレント)」や、クラウド型会議室運用管理サービス「SmartRooms(スマートルームズ)」など、働く場をデザインするサービスを展開してまいりました。
近年は、内田洋行「知的生産性研究所」のもつ働き方変革のノウハウをサービス化した「ChangeWorkingコンサルティングサービス」で180件以上の実績をもつなど、お客様の働き方変革の実現をご支援するサービス開発を強化しております。
社員みずからがその日の仕事の内容に応じて最適な環境を選択する。そうした働き方が組織の躍動性や創造性を高めます。多様なワークシーンが広がりを見せるなか、会議だけにとどまらず全てのオフィス環境のデータを取得し、さらなる改善へとつなげることはお客様にとって大きな価値をもたらします。

会議エリアにおけるICTツールの例

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働き方改革の支援

「働き方改革」コンサルティング
  • 働き方可視化
  • 働き方変革推進支援
  • 個別支援
「会議改善診断」サービス
  • 会議の見える化
  • データ分析
  • 満足度調査

働く場のデザイン

オフィス家具レンタルサービス
  • 働き方改革トライアル
  • 会議室変革
  • オフィス仮移転
  • 短期プロジェクト
オフィスデザイン・環境構築
  • オフィス家具販売
  • オフィス空間設計
  • 移転サービス
クラウド型会議室予約運用システム
コミュニケーションインフラ構築
  • Microsoft 365
  • Office 365
  • Azure

※「SmartRooms」、「TrendRent」 、「知的生産性研究所」、「ChangeWorking」は株式会社内田洋行の登録商標です。

※「Mugen」はスマートインサイト株式会社の登録商標です。

※Microsoft、Power BI、Workplace Analyticsは、米国 Microsoft Corporation の米国及びその他の国における登録商標または商標です。

情報システム分野

主な製品シリーズ

  • Webベース基幹業務システム スーパーカクテル イノーヴァ
  • 業種特化型基幹業務システム スーパーカクテルCore
  • 会議室予約・運用システム SMART ROOMS
  • 絆 高齢者介護システム
  • 絆 障がい者福祉システム あすなろ台帳

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