■新施設の開設を機に業務システムを再検討
■介護の流れに沿った記録を行ない、利用者の体調把握や情報の共有を強化する

『業務の流れにマッチしたシステムを求めて、比較検討に時間をかけました』

− 「絆」総合記録シートの導入をご検討いただくにあたり、重視されたポイントは何でしたか？ −

もともと明範荘では内田洋行の「絆（高齢者介護システム）」を使っていましたが、そのまま引き続き川名山荘でも「絆」を導入していこうと最初から決めていたわけではありませんでした。 というのも、この仕事にとって非常に重要である「記録を一元化し、多職種で共有する」という部分において、「絆」の記録に関する機能が結局運用できずにいたのです。記録の共有がコンピュータシステムを使わなければ実現が難しい部分であるにもかかわらず運用できなかったのは、「絆」のデータ入力方法に、当施設の業務の流れとの兼ね合いにおいて問題があったのです。
「絆」で介護記録の入力を行う場合、業務の流れに沿って記録していこうとすると、「絆」のシステム上、それぞれ異なる画面を呼び出して食事の介助や入浴などを記録する必要があり、入力作業が煩雑になります。そのため、システムを使用する介護士の皆さんも「手書きのほうが早い」と感じており、実際に明範荘では現場で手書きしたメモを事務室に戻ってきてパソコンの前に座り入力していく、という手順を踏んでいました。
このようなやり方は残業時間が増えるうえに、行なった業務を的確に把握していないと入力漏れも出てきてしまいます。その結果、職員の負担感ばかり増して、また不完全なデータではメリットも見いだせなくなり、パソコンの記録は行われなくなってしまいました。

明範荘でこのような状況を課題に感じていたので、川名山荘ではオープン前から業務システムを根本的に見直し、「絆」も含めた各社の製品を一から比較検討して、業務の流れに沿った情報入力が出来るシステムを模索することにしたのです。

『決め手はiPad対応、画面＝帳票の直感的でシンプルな仕組みを見て決定しました』

− 他社製品と比較した結果、絆の「総合記録シート」が採用された理由は？ −

実は、川名山荘オープンの一年前の時点（2013年の4月頃）の段階では、他社製品でいこうとほぼ決めていたのです。他社製品の記録システムでこれなら運用できるのではないだろうかと割と気に入ったものがあったので…。

ところがそれを内田洋行ITソリューションズ（以下、ITS）さんに伝えたところ、その年の夏ごろに「総合記録シート」というものが完成した、というお話がありました。
「全国高齢者ケア研究会」の監修でトータルケアに対応したシステムとして以前から開発していたものが、ちょうどこのタイミングで完成したということだったのですが、こちらとしてはオープンの約半年前というタイミングのあまりに急な話だったため、いまさら簡単に考えを変えるわけにいかないと、かなり慎重な姿勢をとりました。

ただ、今回は本気で業務の根本的な見直しを行なうという強い意思があったので、とにかく先入観は捨ててフラットな状態で一番良いものに決めようと思い、もう一度「絆」を含めて検討したのです。

「総合記録シート」の採用を決めたもっとも大きな要因は、iPadによる入力操作です。タブレットは介護の現場に持ち込んで使えるので、行なった業務を場所を選ばずにすぐに入力できます。 これを使えば今までの「後から手書きメモを見て入力する」というやりかたにはならないだろうと確信しました。

導入を予定していた他社製品ではタブレット入力はまだ実現していなかったので、非常に重要なポイントとしてITSさんと何度も話し合いを重ねました。
システム選定を決定するには本当に切羽詰ったギリギリのタイミングではありましたが、イメージしていた業務の流れにマッチするかどうかを慎重に判断していきました。
「総合記録シート」のシステム面での特長で一番良いと感じたのは、入力画面のインターフェイスと出力する帳票とが、ほぼイコールであることでした。 帳票とほとんど同じ画面がiPadに表示されており、紙に鉛筆で書き込むのと同じような感覚で入力したい部分をタップして書き込んでいくという、非常に直感的な入力方法になっていることが、このシステムの大きな利点だと感じました。

この直感的であるというのは、現場で職員が使うことを考えたときにとても大事なことなんです。行なった業務を順番に入力していけばシートが埋まり、入力漏れが無いかどうかも一目でわかりますし、項目によっては用意された選択肢を選べば良いだけなので、むしろ紙に書くよりよっぽど簡単ですよね。

特に詳しい説明をしなくてもすぐに使用できるという、iPadの設計思想がそのまま当てはまるような直感的で違和感のないシステムになっていることが、最終的に採用を決定した大きな決め手になっています。
高齢者施設はどうしても従業員の入れ替わりの激しい職種なので、習得に時間がかかるようなものはなかなか採用できません。 シンプルで理解しやすい仕組みになっていて新しく採用した職員が明日からすぐに使えるようになっていて、福祉施設で導入するシステムとしては大変理想的でした。