Microsoft 365 Copilot に興味はあるけれど、「何から始めればいいかわからない」「使ってみたけど、うまく活用できていない」という方も多いのではないでしょうか。この連載では、日常業務でそのまま試せる Copilot の活用例を月1回紹介します。読んだその日に、ぜひ1つ試してみてください。
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株式会社内田洋行 自社を含む多くの民間企業で Microsoft 365 の導入や活用の支援を行っています。 |
Microsoft 365 Copilot を使いはじめたものの、「何を聞けばいいかわからない」「試しに使ってみたけどイマイチだった」という声を耳にすることがあります。実は筆者自身も Copilot を使いはじめた当初は同じように感じていました。
とりあえず「議事録をまとめて」「企画書を書いて」と頼んでみるものの、出てきた結果に「うーん、なんか違うな」と思ってしまう。そんな経験に心当たりのある方も多いのではないでしょうか。
そんな筆者が最初に「あ、Copilot っていいかも」と思った瞬間は、意外にもささいな作業中でした。PowerPoint で図を作成するときに、色の組み合わせを考えてもらったのです。ほんの5秒ほどで、いくつもの配色パターンが提案されました。自分で考えるよりも圧倒的に短時間で候補が生成されたのを目の当たりにし、AIに考えてもらうとはこういうことかと腑に落ちた瞬間でした。
筆者が Copilot を利用して一番はじめに魅力を実感した利用例。
簡単な質問ですぐに色の組み合わせを提案してくれた。
こうした明確な正解があるわけではないけれど、何かしら決めなければ先に進めない。そんな作業に Copilot がぴったりハマることに気づいてから、使い方の感覚が大きく変わりました。
今回は、こうした筆者の体験をもとに、Copilot チャットの活用を広げる2つの考え方をご紹介します。
筆者にとって最初の気づきは先ほどの色の組み合わせでしたが、同じような作業は日常の仕事のあちこちに潜んでいることに気づきます。
例えば、メールの件名もその一つです。
社内などにメールで案内文を送るときに、本文の内容は固まっているのに「件名、何にしよう」と手が止まることがあります。そこで Copilot に「この内容で開封したくなるような件名を5つ考えて」と頼めば、すぐにいくつかの候補を出してくれます。自分では思いつかなかった表現が見つかることもあり、ゼロから考えるよりもはるかにスムーズです。
もうひとつメールの例としては、断りの表現を考えてもらうという使い方です。お誘いやお願いを断らなければならない場面で、「角が立たないように断りたいんだけど、どう書けばいいかな」と相談すると、丁寧で柔らかい表現をいくつか提案してくれます。自分ひとりで悩んでいた時間よりも短時間で候補を確認できます。
これらに共通しているのは、決して完璧な答えを期待する必要がないということです。Copilot が出してきてくれた選択肢をたたき台にして、自分で選んだり調整したりすればいい。だからこそ気軽に使えるようになり、日常のさまざまな場面で Copilot を活用できるようになりました。
もうひとつ、Copilot の活用シーンを大きく広げるための考え方があります。それは、最終的な成果物そのものを作ってもらうのではなく、その手前にある中間的な作業を手伝ってもらうという発想です。
たとえば、お客様向けの提案書を作成する場面を考えてみましょう。いきなり「提案書を書いて」と頼んでも、満足のいくものはなかなか出てきません。冒頭で触れた「うーん、なんか違うな」は、まさにこのパターンではないでしょうか。
しかし、提案書を完成させるまでの過程を分解してみると、その途中にはさまざまな作業が含まれていることに気づきます。
こうした一つひとつの作業であれば、Copilot は十分に力を発揮してくれます。最終的な提案書は自分の手で自分の言葉で仕上げる。しかし、そこにたどり着くまでの「考える作業」を Copilot に手伝ってもらうことで、作業全体のスピードと質が上がりました。
いきなり成果物を頼むと期待外れになりがち。仕上げまでの中間作業を頼もう。
こうした発想ができるようになってから、Copilot の利用シーンは一気に広がりました。どんな仕事にも中間作業は存在するからです。ぜひ、自分の仕事のプロセスを分解して、「この部分は Copilot に聞けるかも」と考えてみてください。
Copilot の使いはじめに身に付けるべきコツは、最初から大きな成果を求めないことにあるのではないかと考えています。まずは、色の組み合わせやメールの件名のような「正解のない小さな作業」を気軽に頼んでみる。そして、最終成果そのものではなく、そこに至るまでの「中間作業」を手伝ってもらう。この2つの考え方を意識するだけで、Copilot に何を頼めばいいかが見えてくるようになります。
Copilotに作業を頼み活用するための2つの考え方。
大切なのは、Copilot の回答をそのまま使うことではありません。出てきた候補を叩き台にして、自分で選び、自分の言葉に仕上げていく。そのプロセスこそが、Copilot との上手な付き合い方だと筆者は考えています。
このコラムでは、月1回のペースで、筆者のCopilot活用体験や、具体的な利用シーンを紹介できればと考えています。次回もお楽しみに。
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