■施設内のIT化に伴い、職員への教育を行いたい
■記録業務の効率化と、サービス品質の向上につなげたい

開設当初からシステム化を前提に職員への研修を徹底

− 絆を導入された経緯について教えてください −

施設の開設当初からIT化を前提に考えていました。リーダー格の職員はオープンの1ヵ月半前に先行採用し、一般の職員はオープンの1ヵ月前に採用しました。先行採用の職員が入職した時点でPCを1台設置し、全ての職員は入職後1週間、内部研修を行いました。入職から2週間目の人事発表後は各ユニットに職員を配置し、それからユニットの整備とPC入力の練習を行いました。入力練習も兼ねて職員には自由にPCに触ってもらう様にしました。同時に、内田洋行から3日間操作指導に入ってもらい、職員へのPC研修を徹底的に行いました。予めPCを使うことを条件として採用したため、問題なく研修を進めることができました。

OJTを実施して、職員全員のレベルアップを図った

− PCに慣れていない職員の方へどのように指導されましたか？ −

入職した職員のPCスキルはバラバラでした。IT化のために最初に指導したことは4つです。まず、「全員パソコンに入力すること」、次に「PCの操作に慣れていない人でも、最低限の操作をマスターすること」、「施設のオープン時には簡単な入力業務が行えること」、そして「OJTを行うと同時に入力しながら覚えること」です。この方針に従って、各ユニットではオープンまでの約2週間で、簡単な入力操作が出来るようにという目標を立てました。PCスキルの高い職員によるOJTも積極的に行い、職員全員のレベルアップを図りました。PT職員は当初からPC操作に慣れていたため問題はなく、看護師は必要事項だけを入力できるように集中的にマスターしました。介護スタッフは絆システムに登録されている項目を選択するだけで対応できました。絆システムを導入したことで、PCの操作に慣れていない職員でも大幅な負担軽減となったと思います。

記録業務にかかる時間が大幅に短縮、職員の業務負荷を軽減

− 当初に職員教育を徹底されたとのことですが、IT化のメリットはありましたか？ −

記録業務の効率化が大きなメリットでした。手書きの場合、毎回担当した人数分の記入が必要となり、濃密な内容を網羅するにはその都度多くの時間がかかります。一方、絆システムでは分類別の介護情報入力の欄があり、プルタブで選択肢から選べたり、ユニットを選択すると登録されている利用者名や内容が表示されます。時間は自動で入力されます。食事や排せつなど、一般的で流用可能な内容は登録内容をクリックするだけ。特記事項はそれぞれに応じて記入すれば、一括して反映されるようになっています。

正確でリアルタイムに情報共有でき、施設の評価も高まる

− 行政指導の監査で高い評価をうけたと伺いました。詳しく教えてください。 −

当施設では、看護職員やケアマネジャー、相談員、機能訓練指導員も絆システムで申し送りを確認しています。一方で介護職員が作成する日誌は最低限にしています。申し送りを専門職のスタッフがチェックする仕組みのため、ユニットや介護現場での日誌はあまり必要ありません。施設長も絆システムを確認し、必要な事項は随時連絡しています。介護職員は申し送りや日誌の作成・提出に時間が割かれず、現場での介護業務に集中できるため喜ばれています。行政指導の監査では、介護情報が正確でリアルタイムに把握できているとのことで、とても高い評価をいただいています。絆システムのおかげで利用者様やそのご家族、行政等からの印象も良くなっていると思います。

迅速な情報開示が可能となり、苦情もゼロ

− 利用者の家族の方にも喜ばれているとのことで、詳しく教えてください。 −

絆システムでは入力された情報から、必要な内容を即座に絞り込むことができます。家族から利用者の生活状況などについて聞かれることも多いのですが、記録をプリントアウトして渡せますから高品位な情報としてうけとめられ、納得してもらっています。家族が遠方にいる場合もデータやFAXなどで即座に送ることも可能です。開設以来、生活内容に対する苦情や施設へのクレームなどは1件もありません。

介護記録の有効活用で、サービス品質を向上

− 記録された情報を、現場ではどのように活用されていますか？ −

利用者の生活状況について、過去の記録をさかのぼって容易にチェックできるため役立っています。例えば、ナースコールでの対応内容はその場で正確な情報が記録されるため、後日に家族の方へ説明する場合もスムーズです。また、利用者の身体に痣や皮膚剥離などの症状が確認された場合、それ以前の記録をチェックして複合的に原因の推測を行います。職員同士で情報を共有し、当該利用者への対応改善や、施設全体での再発防止、予防にも役立ちます。もしこれらの業務を手書きの記録で行った場合、時間的、労力的ロスは大変大きいと推測できますが、IT化によって、短時間で記録し、また情報を簡単に呼び出すことができています。

絆システムはケアプランの作成においても役立っています。例えば、モニタリング段階で過去の記録を呼び出して、今行われているアセスメントプランが現状とあっているか照らし合わせやすくなりました。より良いケアプランの作成が可能となり、これも行政からの高い評価につながっていると考えています。