目次

1. 納品書は電子化し保存できる
2. 納品書を電子化するメリット
3. 納品書を電子化する際の注意点
4. 納品書を電子化する方法を解説
5. 専用システムを導入して管理するメリット
6. まとめ

1.納品書は電子化し保存できる

納品書を発行してFAXや紙で得意先に送っている場合、電子化することで大きなメリットを得られます。また、納品書は電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類に該当し、法律の要件を満たすことで電子データとして保存できます。

1）紙で受領・送付した納品書は、紙保存またはスキャナ保存でよい

紙で受領もしくは送付した納品書は、紙のまま保存する方法とスキャナ保存する方法のどちらも選択できます。スキャナ保存は任意対応となっており、一定の保存要件を満たせば電子データ化が可能です。

紙とデータを混在させず一元管理することで、納品書の管理が容易になります。取引先から紙で受け取った納品書や自社が紙で発行した納品書の控えも、スキャナ保存の対象です。

2）電子データで受領・送信した納品書は、電子データで保存が必要

電子メールで送付された納品書、クラウドサービスを経由して受領した納品書、Webサイトからダウンロードした納品書は、いずれも「電子取引」に該当します。電子取引のデータ保存は義務規定のため、電子データで受け取った納品書を印刷し、紙のみで保存することは禁止されています。

電子データで発行・受領した納品書はデータ保存しなくてはならず、検索機能を確保した状態での保存が必要です。

2.納品書を電子化するメリット

納品書を電子化すると、発行側と受領側の双方が業務効率化やコスト削減などの恩恵を受けられます。

1）コスト削減

紙の納品書を発行する場合、用紙代や印刷代、郵送費などのコストが継続的に発生します。電子化することで、これらのコスト削減が可能です。

発行側、受領側双方共に、保管スペースの確保やキャビネット設置といった物理的な保管コストもかからず、オフィススペースを有効活用できるでしょう。ファイリング作業に費やす時間や人的コストも不要です。

2）業務効率化

電子化された納品書の送信は印刷・封入・郵送などの手作業が必要なく、文書の作成から送付までの時間を大幅に短縮できます。

受領側にとっては、紙の納品書を受領した場合、記載内容を購買管理システムに手入力する必要がありますが、電子データであれば入力作業の簡略化も可能です。

3）検索性の向上

電子データで保存された納品書は、システム上でファイル名や取引先名などの条件を設定して速やかかつ容易に検索できます。

紙で保管する場合、古い資料を探すのは容易ではありませんが、データ化しておけば「キーワード入力」で確認したい納品書を検索できるのが利点です。「日付」「取引金額」「取引先名」などをキーにして、必要な書類を素早く見つけられます。
ドキュメント管理に優れたシステムを使って保管すれば、細かに検索項目・条件を設定でき、検索性が向上します。

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4）紛失・盗難の防止

紙の納品書は、保管状況によっては紛失や盗難が発生する恐れがあります。経年劣化や汚損により、原本が見られなくなるリスクも無視できません。

電子データ化することで、物理的に紛失したり劣化したりする心配がなくなります。アクセス制限を付ければセキュリティも強化でき、第三者の閲覧による情報漏えい被害を防ぐことが可能です。

3.納品書を電子化する際の注意点

納品書を電子データにして保存する際は、電子帳簿保存法で定められたいくつかの要件を満たさなくてはなりません。

1）真実性の確保

データが改ざんされる恐れを払拭することを「真実性の確保」といいます。電子取引のデータ保存では、タイムスタンプが付与されたデータの受領、受領後速やかなタイムスタンプの付与、訂正削除の記録が残るシステムの使用などの要件が求められます。

スキャナ保存の場合は、入力期間の制限、一定水準以上の解像度、カラー画像が必要です。

2）見読性の確保

誰でも確認できるデータであることを「見読性の確保」といいます。電子保存する際は、必要に応じて速やかに画面表示や印刷が可能な状態にしておく必要があります。

システム開発関係書類などの備え付けも求められ、マニュアルのような書類を整備しておくことが大切です。整然、かつ明瞭な出力ができる環境を構築しましょう。

3）検索性の確保

要件の1つとして、取引年月日、金額、取引先で検索できる「検索性の確保」があります。日付または金額を範囲指定して検索できることと、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できることも求められます。

電子帳簿保存法に対応したシステムを使用すれば、検索要件を満たした状態で保存が可能です。

4）アクセス制限などのセキュリティ確保

電子データ化に伴うセキュリティリスクへの対策も欠かせません。第三者の不要なアクセスを防ぐには、適切なアクセス権限を付与し、アクセスログを記録できるシステムを導入するなど、必要な人以外アクセスできない環境を構築しましょう。

誰が、いつ、どのデータにアクセスしたかを記録し、不審な動きを定期的にチェックする体制を構築することも重要です。

5）取引先との調整

業種によっては、納品書の電子化が難しい場合も想定されます。指定のフォーマットを利用した紙での納品書発行を希望されるケースもあるでしょう。自社で行った電子化対応を、取引先にも求めるべきではありません。

電子化の導入度合いが違う取引先に対しては紙で発行するといった調整も必要です。

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4.納品書を電子化する方法を解説

納品書の電子化は、適切な手順を踏むことで、法的要件を満たしながらスムーズな移行が可能となります。ここでは電子化の具体的な方法を段階的に解説します。

1）ファイル形式やデータサイズを決める

まずは、データの形式を決めましょう。書類サイズ、解像度、ファイル名、ファイル形式、フォルダ名について統一したルールを設けるとよいでしょう。

オフィスで使う書類はA4サイズが多く、統一すると扱いやすくなります。解像度は電子帳簿保存法により200dpi以上と定められており、適切な数値への調整が必要です。

2）スキャンしてデータを取り込む

発行側が納品書を電子化する方法として、Word や Excel などのオフィスソフトで納品書を作成し、PDFファイルに変換してメール添付で取引先に送付する方法もあります。

ただし、発行件数が多い場合、手作業での作成・変換・送信では入力ミスや添付漏れが発生しやすくなるため、納品書の作成から送付、保管までを一元管理できる専用システムの導入が有効です。

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受領側は、紙で受け取った納品書をスキャナや複合機でスキャンし、ルールに則ったファイル名を付けて保管します。FAXで受信している場合、複合機で受信することで印刷せずデータとして取り込むことも可能です。

3）データをOCRで読み込む

OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とは、画像データをテキストデータに変換する技術のことです。画像データよりもテキストデータの方が容量が少なく、OCRで読み込むことで容量の節約ができます。

テキストデータとして入力する作業は多くの手間と時間がかかりますが、OCRではこのような入力作業を大幅に削減できます。OCRでテキスト化された納品書は、記載内容の一部をキーワードとして検索が可能です。専用ソフトを用いれば、単にテキストデータ化するだけでなく、商品コードや納品日、金額などの項目にデータを整理し、そのままシステムに取り込むことも可能になります。

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4）バックアップ・セキュリティを設定

電子データ化した納品書は、適切なバックアップとセキュリティ設定が必要です。運用のルールを決める、アクセス権限を設定する、アクセスログがわかる監視システムを導入するといった対策をとるとよいでしょう。

誰がどのくらいの時間、文書にアクセスしたかを常に監視するシステムを整えることも、セキュリティ上重要です。

5）検索システムを設定

スキャン後はファイル名を入力し、作成したフォルダに保存します。電子帳簿保存法で定められた検索機能を確保した状態で保存する必要があるため、取引年月日、金額、取引先で検索できる環境を構築してください。

日付または金額の範囲指定により検索できることと、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できることについても、確認が必要です。

5.専用システムを導入して管理するメリット

納品書の電子化を効率的に進めるには、専用システムの導入が効果的です。

1）システムが電子帳簿保存法の要件に対応している

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているシステムであれば、システム側が法的な要件を満たしているため、企業はシステムを導入するだけでスムーズに法への対応ができます。

最新の法令にも容易に対応できるクラウドサービスを選択することで、法改正の際に負担が軽減できるでしょう。タイムスタンプ付与の対応をしなくても、訂正削除履歴を残す方法で真実性の確保の要件が満たせるシステムもあります。

2）業務の電子化・ペーパーレス化を促進できる

納品書作成から配信まで一括で行うことができるシステムを活用すれば、書類発行の効率を大幅に向上できます。システムに帳票データをアップロードすると、内容を反映した納品書を自動作成できる便利な機能が搭載されているため、業務効率化に効果的です。

内田洋行の「スーパーカクテルCore」シリーズであれば、納品書を発行するとクラウドにアップロード、メール送信まで自動で行うことができます。誤送信リスクをなくし、納品書送付業務を効率化します。

6.まとめ

納品書の電子化は、コスト削減や業務効率化、検索性の向上、紛失・盗難の防止といった多くのメリットをもたらします。2024年1月に行われた電子帳簿保存法の改正により、電子データで受領した納品書は電子保存が義務化されており、企業には適切な対応が求められています。

専用システムを導入することで法的要件への対応がスムーズになり、業務のペーパーレス化を効率的に推進できるでしょう。

納品書の電子化をこれから考えている場合は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した販売管理システム「スーパーカクテルCore 」シリーズの導入を是非ご検討ください。納品書や請求書のPDF自動配信機能により帳票関連業務を効率化し、約450業種の導入実績に基づく柔軟なカスタマイズで、業務にフィットしたシステム構築が可能です。

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