目次

1. 販売管理システムと会計システムは連携できる
2. 販売管理システムと会計システムを連携させる方法
3. 販売管理システムと会計システムを連携するメリット
4. 販売管理システムと会計システムを連携するときの注意点
5. 連携できる販売管理システムと会計システムを選ぶ方法
6. まとめ

1.販売管理システムと会計システムは連携できる

販売管理システムと会計システムは、連携することでより導入メリットが高まります。2つのシステムを連携すると、情報を一元管理できる上、入力が一度で済むため業務効率化が期待できます。

販売管理システムと会計システム、システム連携について解説します。

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売を行う上で必要な一連の業務を一元管理するシステムのことです。主に受注業務や見積業務、出荷業務、売上業務、請求・入金業務などを一元管理できます。ほかにも在庫管理や購買管理も販売管理システムで管理可能です。

会計システムとは

会計システムとは、会計に関する情報を記録し、仕訳や決算書作成などの業務を効率化するシステムのことです。仕訳入力や伝票入力などの業務もサポートできます。税務申告や予実管理を行う上でも便利なシステムです。

システム連携とは

システム連携とは、スムーズに業務を進めるために、いくつかのシステム同士で必要なデータを共有する仕組みのことです。システムを連携すると複数の業務を自動化でき、手動の手間を省けます。

2.販売管理システムと会計システムを連携させる方法

販売管理システムと会計システムの連携には、複数の方法があります。自社が導入したシステムに合った連携方法を選びましょう。

連携方法の選定

販売管理システムと会計システムの連携方法は、一般的にファイル連携とAPI連携、データベース連携の3つです。それぞれの連携方法から、状況や利用中のシステムに合わせた連携方法を選択する必要があります。

• ファイル連携…CSVやXML形式のファイルを連携先のシステムにダウンロードする方法
• API連携…Web APIをはじめとするWebサービスを活用し、複数のシステム同士を連携する方法
• データベース連携…データベースに格納されているデータ同士を連携する方法

機能やツールを追加する

片方のシステムに、必要な機能等をカスタマイズして追加することもできます。既存システムが連携に対応していない、または連携するために特定の機能が必要な場合、システムへ機能やツールを追加します。また、ユーザーインターフェースの改善によって、連携可能になるケースもあります。

カスタマイズを行う際は、追加予定の機能やツールの選定、費用の確認は欠かせません。さらに、操作性も高いかどうか確認しておくと、導入後の運用もスムーズになるでしょう。

連携支援を受ける

連携時の負担を軽減するために、メーカーやシステムベンダーに連携を依頼するのも有効です。システム連携に関する専門知識を有していなくても問題ないため、スムーズかつ安心してシステムを連携させられます。ただし、利用中のシステムによっては連携支援サービスを提供していない場合もあるため、事前の確認が不可欠です。

連携機能が備わっている場合もある

メーカーやシステムベンダーが同じシステム同士を連携させる場合は、連携機能がついている可能性があります。提供元が同じシステムを選ぶことで、スムーズなデータ連携が可能です。

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3.販売管理システムと会計システムを連携するメリット

販売管理システムと会計システムを連携すると得られるメリットを紹介します。

データの一元化を実現

システムの連携によって、販売管理と会計に関するデータの一元管理ができるようになります。データの一元管理によって、企業として経営判断の迅速化や生産性の向上につながるでしょう。

業務効率化の実現

データの一元管理で、データを確認しやすくなったことにより、企業全体の業務効率化が期待できます。また、一方のシステムに入力したデータをもう一方に反映できるため、入力の手間を省けるというメリットも得られます。

データの正確性向上

システムの連携により、データを手作業で二重入力する必要がありません。データを更新する際も、一度の入力でほかのシステムのデータも自動更新可能なため、データの正確性を担保できるでしょう。

ヒューマンエラーの削減

手作業によって起きる人的ミスを防止できることも、システム連携におけるメリットのひとつです。データ入力や転記作業を自動化することで、データの誤りが発生しにくく、クレームや修正作業を低減させられます。誤ったデータに基づいて業務を進めてしまうと、業績を正しく計算しにくい上、信頼性の低下につながる可能性も高まります。

コスト削減

システム連携により、転記作業や人的ミスによる修正、クレーム対応などに割く手間や時間を省けるようになり、コストの削減が可能です。受注業務や請求処理、仕訳など幅広い業務を自動化できるため、不要となったリソースを削減できるようになります。業務効率の向上により、人件費にかかるコストの削減を目指せるでしょう。

経理スタッフの負担を減らせる

経理に関する業務が自動化し、手作業での業務量が減ることで、経理担当者にこれまでかかっていた負担を減らせるようになります。時間外で対応していた時間や日数を減らすことができるでしょう。

4.販売管理システムと会計システムを連携するときの注意点

販売管理システムと会計システムを連携する際に、確認しておきたい注意点を解説します。

連携のスムーズさ

連携方法が複雑なシステムの場合、データを共有する際にミスが発生する可能性があります。また、異なるメーカーやシステムベンダーのシステムを連携させる場合は、連携に向けて両企業とミーティングを行わなければいけません。実際に連携するまで時間がかかるため、あらかじめ理解した上で余裕を持たせた計画を立てる必要があります。

セキュリティ対策

セキュリティ対策が万全かどうか確認しておくことも欠かせません。販売業務では、財務情報や個人情報を含む機密データを多く取り扱います。情報漏洩が起こらないように、セキュリティにも注意が必要です。

万が一情報漏洩が発生すると、企業の信頼を損なうリスクがあるという点に留意しておきましょう。

5.連携できる販売管理システムと会計システムを選ぶ方法

連携できる販売管理システムと会計システムを選ぶ際のポイントを解説します。

自社のニーズにマッチした機能があるか

導入する目的に合わせた機能を搭載しているシステムであるかどうかを確認して、導入するシステムを選ぶのがおすすめです。多様な機能が搭載していても、導入の目的とマッチしない場合は機能を十分に活かせず、逆に業務効率が低下し、費用対効果が悪化するという事態を招きかねません。そのため、業務フローや課題解決に適したシステムを導入しましょう。

データ連携しやすいか

ファイル連携によってシステムを連携する場合、ファイルの扱いに慣れていないとスムーズに連携できない可能性があります。その場合、ファイルを普段から取り扱っている特定の担当者しかシステムを連携させられない事態になりかねません。そのため、誰でも連携しやすく、業務が属人化しにくいシステムを導入するのがよいでしょう。

カスタマイズ性が高いか

エクスポートオプションのカスタマイズ性が高いかどうかにも注目して、導入するシステムを検討しましょう。外部システムのデータ形式に合わせたカスタマイズができれば、ほかのシステムとも連携しやすくなります。外部システムとの連携を検討している場合は、カスタマイズ性にも注目しましょう。

操作性が良いか

直感的に操作できるシステムを選ぶのがおすすめです。操作が難しく属人化しやすいシステムの場合、専門知識を持たない従業員が敬遠する可能性があります。経理担当以外の従業員がシステムにアクセスする可能性も考慮して、操作が簡単なシステムを導入しましょう。

API連携に対応しているか

API連携されているシステムの場合、データを自動的に外部システムへ共有可能です。ファイル連携の場合は、エクスポートやインポートなどの操作をしなければデータを共有できません。しかし、API連携であればその手間を省けます。そのため、連携方式にも注目してシステムを選びましょう。

セキュリティ対策が行われているか

販売業務では機密情報を多く取り扱うため、十分なセキュリティ対策が取られているかを確認する必要があります。セキュリティが脆弱なシステムを導入したことで情報漏洩が起きると、企業と顧客は大きなダメージを受けることになります。定期的にシステムが更新されているかチェックする必要があるでしょう。

メーカーに安定性や業績があるか

メーカーの実績や運営年数、上場の有無を確認し、安定性のある企業のシステムを選びましょう。長期的に利用するためにも、安心して契約できる企業かどうかを見極める必要があります。

6.まとめ

販売管理システムと会計システムを連携し、データを一元管理すれば業務の効率化が期待できます。連携方法はさまざまなため、自社が利用しているシステムと連携可能かどうか、分かりやすい連携方法かどうか、などを調べた上で導入しましょう。

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