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森永製菓株式会社 様

会議室の利用・運用を効率化することで会議室不足を解消したい

「おいしく、たのしく、すこやかに」を企業理念に掲げ、世界中の人々の健康で豊かな毎日に貢献するとともに、笑顔とコミュニケーションの輪を広げる取り組みに注力されている森永製菓株式会社様。2017 年にはオフィスのリニューアルを実施し、ワークスペースの刷新を図りました。同時にグループウェアの切り替えも行い、課題となっていた会議室運用改善のためのシステム導入を検討され、内田洋行に相談をいただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化

導入前の課題・背景

課題
  • 会議室の前に行っても使用状況がわからず、ノックをして内部を確認しなくてはならない。
  • 使用されていない会議室があるのに利用状況が不明なため使用できない。

■使用されていない会議室を効率的に利用したい

オフィスのリニューアル前も、約400人という従業員数に対して十分な数の会議室を確保していたのですが、会議や打ち合わせのスペースが足りないという声が多く聞こえてきました。しかし、予約が入っているのに使用されていなかったり、予約状況が不明なため空室なのに使えないというケースも多く、非常に効率の悪い状態が続いていました。

■会議室の予約時間・利用時間を適正化したい

試食が行われる会議では、参加者が揃う前に事前準備が必要となります。そういった会議の場合、事前準備の時間も含めて会議室を予約するのですが、会議開始は午後からなのにもかかわらず朝から会議室を予約し、実際にはお昼頃から使用するというケースも見受けられました。過剰な予約により、他の人が使えない状況が生まれていたのです。

選定のポイント

グループウェアとの連携が可能

以前使用していたグループウェアは、他のシステムとの互換性がほとんどなかったため、会議室運用システムの導入ができませんでした。グループウェアの切り替えを行うことになったタイミングで会議室運用システムの導入を検討し、豊富な実績をもつSmartRooms に興味を持ちました。


わかりやすく使いやすい部屋前端末

空室状況や、利用時間がひと目でわかる部屋前端末のインターフェースも魅力でした。直感的に操作ができ、自分が出席する会議であることを会議室の外から確認して、スムーズに入室できるという点も大きなポイントでした。

効果

導入効果

効果
  • 会議室の外で使用状況が確認でき、入室がスムーズに。
  • 空室の利用が可能となり、会議室不足の改善に貢献。

■「自動キャンセル」機能により、無駄のない会議室利用が可能に

利用状況がひと目でわかるインターフェースと、シンプルで簡単な操作が好評です。

以前は、予約がキャンセルされたり会議が早めに終了していたとしても、その状況を把握することができず、空いている会議室の利用の可否を判断できませんでした。SmartRoomsを導入してからは「自動キャンセル」機能と「退出機能」により空室の即時利用が可能になり、会議室の稼働率が大幅にアップ。効率の良い運用が実現できました。

■わかりやすい部屋前端末により利用会議室の確認がスムーズに

少人数で利用するコンパクトな1on1ルームも、SmartRooms で管理しています。

会議室エリアの各会議室と、執務エリアにある1on1(ワン・オン・ワン)ルームのドア横に端末を設置しました。予約者と使用状況、会議開始・終了時刻がひと目で確認できるのが良いです。また、執務エリアの一部会議室では集中端末を設置しています。会議参加者が「どこの会議室だっけ?」と迷うことがなく、社員の皆さんからも好評です。

■会議時間の短縮・効率化と会議室の予約時間適正化に貢献

白を基調とした会議室エリアに合わせて、部屋前端末のフレームも白で統一しています。

部屋前端末に会議終了時刻が表示されることで、時間内に会議を終わらせようという意識が働いていると思います。また、「自動キャンセル機能」があるため、必要以上に早い時間から予約を取るというケースがなくなりました。次の会議の参加者との入れ替えをよりスムーズにするため、今後「終了前アラーム機能」の導入も検討しています。

心身ともに健康を維持し、生産性の向上につなげたい

これまでペーパーレス化を進めながら、オフィスのリニューアルとテレワークの導入を図ってきました。今後も就業環境の整備を図ることで、効率的な働き方の推進による生産性の向上、ワークライフバランスの充実、健康経営の促進につなげていきたいと考えています。

業務環境の改善や新たなワークスタイルの構築に積極的に取り組む、森永製菓株式会社総務部 総務グループ 総務担当の坪井俊介さん

会議室予約システム「SmartRooms」について

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情報システム分野

主な製品シリーズ

  • スーパーカクテル イノーヴァ
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  • 絆 高齢者介護システム

会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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