三菱自動車工業の国内の主な拠点は東京、岡崎、京都、水島の4 カ所ありますが、その中でも岡崎は開発、デザイン、生産機能を集約した三菱自動車R＆Dの中心拠点です。全体で約1 万人が働いており、そのうち開発部門のメンバーが3500 名を占めています。

新R＆Dオフィスビルの建設は、人が増えてオフィスが手狭になったことと、建物の老朽化が進んだことが起点となりました。また、近くで仕事をしていながら連絡をメールで行なうなど、コミュニケーション上の課題もありました。そこで新ビル建設を機に課題の解消とともに、働き方改革を促進させ、働きがいのある会社になることを目指しました。

2014年10月に働き方改革「WAKU2 PJ（ワクワクプロジェクト）」をスタート。「ワクワク」は特にこだわったキーワードです。個人がパフォーマンスを最大化するためには、仕事を楽しむことが最も重要と考えており、16年4月に開発内設備推進グループが発足した際も、単に建物を建設・リノベするだけでなく、ワクワクするようなICT 技術で業務効率化を図ることにも取り組むこととしました。

余裕時間をより創造性の高い仕事に振り向けることが狙いです。その後、17年6月にビルが着工、18年4月にファシリティマネジメント部が発足しています。

例えば、会社支給のスマホはセキュリティ等の観点からほぼ電話とメールしか使えませんが、いろいろなアプリが自由に使える個人所有のスマホは、非常に便利です。以前は会社でなければ仕事ができませんでしたが、今では社外からのテレワークが可能な中、会社の方が不便！という逆転現象が起きているところもあります。

また、工場は最先端なIoT技術等を取り入れてドラスティックに変化し続けている事に対し、ホワイトカラーが働くオフィスは旧態依然のままで、ほぼ変化していません。そこで、今までにないオフィスへ変革して、働き方を変えていくべきと考えました。

ホワイトカラーの生産性は見えにくいものですが、日常業務の中には多くの無駄が存在しています。それが1人1日数分だとしても、人数分が年間で積み上がると億単位のコストになり、その解消ができるのであれば、システム投資の費用対効果は非常に大きなものになります。そこで、まずは付加価値を生まない「人、物、場所、情報などを探す時間」の無駄を排除するシステムを構築することにしました。

もう一つの課題は、われわれが実現したいこととITベンダーが提供する製品との間に乖離があることでした。市販製品はカスタマイズの自由度が低く、痒いところに手が届かない。仕様変更にもコストがかかり、要望を十分に反映できないことから、1からの開発を目指すことにしました。

具体的に社内で検討を開始したのは17年4月で、6月に新ビルの工事がスタートしました。10月に複数のベンダーから提案をもらってヒアリングし、当初8社から4社へと絞りこみ、最終的に18年4月に内田洋行さんに決定しました。

その後、7月にシステム構築プロジェクトが開始し、10月に新ビルが竣工。翌19年2月にSmartOfficeNavigator について1次リリース（会議室予約・フロアマップ）を実施、9月に2次リリース（トップページ・社員検索等）を実施し、本格運用を開始しています。

必要な情報を「いつでも、どこでも、誰でも、簡単に」直感的に扱えるシステムの導入を目指しました。具体的には、スマホ、タブレット、PC などマルチデバイスで使用でき、プル型サイネージなどのツール、各種OS上での対応が可能なシステムとしました。

アプリやPC 画面は、複雑な操作がまったく必要ないこと、情報を視覚化すること、ワクワク感を演出するスタイリッシュなデザインにもこだわっています。また、様々な情報を一つに集約したポータルで誰でも簡単に使えるものを目指しました。今回はまだ手入力ですが、将来的には、音声入力でいろいろな雑務を効率的にこなしてくれるシステムにしたいと考えています。

発案は岡崎ですが、本社も同時期にオフィス移転を検討していたことから、合同プロジェクトとして推進しました。そのため、会議室予約やフロアマップなど基本的な仕様は同じです。ただし、本社はフリーアドレスなので、社員の位置検索・来訪者管理機能を追加しています。