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味の素株式会社 様

システムの連携により共用会議室の運用を効率化・省力化したい

アミノ酸の研究・開発で世界的なリーダーシップを発揮し、世界各地域の文化に根差したビジネスを展開している味の素株式会社様。2014 年に「働き方改革」プロジェクトを立ち上げ、在宅勤務などの新制度導入や就業時間の短縮などを行ってきました。その一環として、独自の会議室予約システムの老朽化に伴う見直しを図り、会議室運用の改善と利便性向上のためのシステム導入を検討され、内田洋行に相談をいただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化

導入前の課題・背景

課題
  • 予約システムによる会議室予約とは別に会議招集をかけなくてはならない。
  • 使用されていない会議室があるのに空室状況が不明なため使用できない。

■会議室の予約に伴う会議招集の手間を軽減したい

以前のシステムでは、会議室の予約を取ったあとに、会議参加予定者に会議招集をかける必要があったため、手間と時間がかかっていました。また、招集をかける際に、時間や会議室の場所を間違えて連絡してしまうというミスも散見されていました。社内会議を行うための、会議室予約・会議招集の手間が、業務の負担となっていたのです。

■使用されていない会議室を効率的に利用したい

約1,100名の従業員に対して、利用できる会議室は全部で80室ほどあるのですが、それでも会議室が不足しているという声が多く聞こえてきました。しかし、予約が入っているのに使用されていないという実態も把握していました。会議室の数を増やすことは不可能であったため、より効率的な会議室運用を実現するツールが必要不可欠でした。

選定のポイント

スケジューラーとの連携が可能

以前は独自の会議室予約システムを使用し入室管理をしていましたが、既存のグループウェアのスケジューラーに統合可能で退出管理もできる、より便利なシステムを探していました。既存のグループウェアとの連携により、人と会議室の二重予約の手間がなくなり、スムーズな会議招集を行える点も大きなポイントでした。


わかりやすいインターフェース

誰にでも操作がしやすく、わかりやすい部屋前端末のインターフェースも評価が高かったです。空室状況や何時まで使用されているのかがひと目でわかりますし、自分が出席する会議であることを確認してスムーズに入室できるという点も魅力でした。

効果

導入効果

効果
  • 会議室予約と同時に会議招集ができ、業務効率が向上。
  • 利用状況が見えるようになり、会議室不足の改善に貢献。

■グループウェアとの連携により、会議招集にかかる手間がゼロに。

各共用会議室のドア横に、壁付けタイプの部屋前端末を設置しています。

SmartRoomsはグループウェアの予定表機能と直接連動することが可能なため、元々グループウェアにあった会議室予約機能を活用して、個人と会議室の予約を同時に行えるようになり、業務の負担が大幅に軽減しました。あわせて、会議時間や会議室の場所の連絡ミスなどによるトラブルも解消され、会議室のスムーズな運用が実現されました。

■「今すぐ利用」機能により、無駄のない会議室利用が可能に

利用状況がひと目でわかるインターフェースと、シンプルで簡単な操作が好評です。

以前は、キャンセルや会議が終了して空室になっていたとしても状況が不明だったのですが、「今すぐ利用」機能と「退出」機能により空室の即時利用が可能になりました。また、会議の名称や参加者の名前が部屋前端末にわかりやすく表示されるので、会議の開始時間に遅れてしまった人も迷わず会議室に入室できると好評です。

■会議終了5分前のアラーム機能が会議短縮と残業時間の削減に貢献

安全性と意匠性に配慮して、会議室内壁面の上部にスピーカーが設置されています。

「働き方改革」を積極的に進めていくなかで、会議時間をコンパクトにしようという動きがあり、従業員の時間に対する意識が高まってきています。それもあって、最近では会議終了5分前のアラームの効果がかなり出てきているのではないかと感じています。会議時間が短縮されることで、残業時間の削減にも貢献しています。

オープンな環境での会議のあり方を探っていきたい

クローズドの会議室を限定的にして、オープンな環境で気軽に行えるような会議のあり方を探っていきたいと考えています。ただ、オープンであるとはいえ、場所はしっかり押さえたいというニーズもあると思うので、それを管理するうえでSmartRooms をうまく活用できればと思っています。

様々な角度から業務環境の向上をサポートする、味の素株式会社 総務・リスク管理部 総務グループ マネージャーの住川召多さん

会議室予約システム「SmartRooms」について

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情報システム分野

主な製品シリーズ

  • スーパーカクテル イノーヴァ
  • スーパーカクテル
  • SMART ROOMS
  • 絆 高齢者介護システム

会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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