HOME > 情報システム分野 > 情報共有・コミュニケーション > 導入事例 > 会議室予約システムの事例（オリックス銀行株式会社様）

会議室予約システム導入事例

オリックス銀行株式会社様

オフィスのリニューアルとともに、会議室の利用・運用も見直したい

業種	銀行業
主な導入効果	生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化
導入システム	SmartRooms（スマートルームズ）

オリックス銀行株式会社様は、2009年に本社を移転。その後、事業の成長に伴いオフィスが手狭になり、2019年末にフルリニューアルを決定。コロナ禍において本当にこのまま進めるのかという議論もあったそうですが、「コロナ禍でもコロナ収束後でも使える可変するオフィスをつくりましょう」という内田洋行の提案にご賛同いただき、執務室4フロアとレセプションフロアからなるオフィス全体の基本設計・意匠設計、およびコンサルティング業務を内田洋行がご支援しました。
※オフィスリニューアルの事例紹介はこちら

課題＆導入効果

課題

・グループウェアで会議室を予約する際、1つずつ空き会議室をクリックして確認する必要があり、手間がかかっていました。
・オンライン会議が増えている中、従来は、1名の利用であるにもかかわらず、10名用の会議室を使う人がいて、複数名で利用したい場合に空きがない状況でした。

導入効果

・サイネージで各会議室の空き状況が色で表示されているため、空き会議室がすぐに分かるようになり、効率が良くなりました。
・リニューアル後は各フロアに1人用のウェブ会議ブースを2～4つ設け、有効活用。また会議室については、SmartRoomsで参加人数をデータとして把握し、利用実態の把握と適正利用が可能になりました。

製品リーフレット・導入事例をPDFでご覧いただけます！

ダウンロード

お問い合わせ

製品リーフレット・導入事例をPDFでご覧いただけます！

選定のポイント

ICT ツールに強い内田洋行の製品

フルリニューアルをきっかけに、新しい働き方をオフィスに反映したい思いがあり、その思いをどこまで反映していただけるかを見て決めさせていただきました。フリーアドレスやリモートワークなど、これからのワークスタイルにはICTが欠かせませんので、内田洋行さんがICTツールに強いことが決め手になりました。

コスト面でのメリット

他社製品とも比較しましたが、オフィス全体の基本設計を内田洋行さんに依頼しているので、親和性があるシステムがいいと考え、またコスト面でもベストだと思い、選びました。

導入後の様子

分かりやすい画面デザインで、マニュアルなしでも社員が積極的に利用しています。初日からその場で会議室を利用できる「今すぐ利用」機能の活用も見られました。

「会議終了アラーム」機能を採用し、会議を効率良く終えられるようにトライしています。会議そのものの質向上も目指しています。

サイネージでは各会議室の空き状況が一目で閲覧可能。空室は緑、使用中は赤、と会議室の利用状況がリアルタイムに分かる点が大変好評です。

導入後1ヶ月での会議室利用状況について

予約率と会議参加人数

予約率はどの会議室も8割前後となっており、会議室のニーズが高いことが分かります。会議1件ずつの所要時間の傾向からは1時間以内の短めの会議の割合が高くなっており、会議室の効率的な運用だけでなく、必要な時間でしっかりと会議を実施する社風も伺えます。会議ごとの参加人数もデータを取っており、今後は会議室の収容人数とのバランスも経過を見ていきたいと考えていらっしゃいます。

自動キャンセルと「今すぐ利用」機能について

SmartRooms導入から間もない時期ではありましたが、会議室の端末からその場で予約する「今すぐ利用」機能も当初からしっかり活用されていました。一方で、実際にご担当者様にお伺いすると、会議の準備のために早めに会議室を予約したが入室操作をするのを忘れて自動キャンセルされてしまったというケースもあるとのことでした。今後は利用者へのSmartRooms操作を一層定着させ、また不要となった会議室予約を事前にキャンセルすることで、自動キャンセルされてしまう予約を減らし、本当に会議室を使いたい人が使える可能性を高めます。会議室の稼働率は6割前後となっていましたが、自動キャンセルが減ることで稼働率が高くなることが期待されるため、今後の自動キャンセル数の推移に注目です。