SmartOfficeNavigator 導入事例
旭化成株式会社 様
右：AJS株式会社* インダストリービジネス事業部 ビジネスシステム1部 エキスパート 望月 祐介 氏 （* 旭化成システム部門を前身とし、総務部のシステム全体を対応）
働き方の変化に合わせて、本社オフィスをリニューアル。グループ横断のコミュニケーションの促進とデータを活用した空間改善の推進
| 業種 | 総合化学メーカー |
|---|---|
| 主な導入効果 | 施設利用の効率化/オフィスレイアウトの最適化/業務効率化/生産性の向上/社内コミュニケーションの活性化/働き方改革 |
| 導入システム |
SmartOfficeNavigator（スマートオフィスナビゲーター） SmartRooms（スマートルームズ） RoomSense（ルームセンス） |
日本を代表する総合化学メーカーである旭化成グループ。現在では、医薬・医療・クリティカルケア事業からなる「ヘルスケア」、住宅・建材事業からなる「住宅」、繊維・ケミカル・エレクトロニクス事業からなる「マテリアル」、という3つの領域で事業を展開しています。
2018年には本社を東京ミッドタウン日比谷へと移転。グループ会社を合わせて約3,000名の社員が働いています。その同社では、コロナ禍で従来の出社前提の働き方から、在宅勤務を含めた働き方へと大きく変化したことから、オフィスのリニューアルプロジェクトに着手。出社時の社員のコミュニケーションの創出、BCP対策を目的に「SmartOfficeNavigator」を核とするプラットフォームを導入し、データを活用したオフィス環境の改善を実現など、総務業務のDX化にも取り組んでいます。
課題＆導入効果
- 課題
-
- 社員のコミュニケーションを創出し、パフォーマンスを高めたい
- コロナ禍を経て、在宅勤務との併用で以前と比べて対面のコミュニケーションが減り、出社の意義を改めて問い直す中で、せっかく出社するのであれば、最も良いパフォーマンスが発揮できる環境を整える必要があった。
- 導入効果
-
- 探すための無駄な時間が無くなり、パフォーマンス向上に貢献
- SmartOfficeNavigator で社員の出社状況や会議室の空き状況がリアルタイムで把握可能となり、人を探す、場所を探すという無駄な時間をなくして、すぐに行動に移せるようになった。結果として、パフォーマンス向上にも貢献。
- 課題
-
- 働き方の実態を把握し、変化に対応できるオフィスを実現したい
- コロナ禍で、出社前提の働き方から、在宅勤務を含めた新しい働き方へと大きく変化。オフィスのレイアウト変更を実施したが、期待した通りの利用がされているのか、実態を把握したい。
- 導入効果
-
- データを基に、常に最適なレイアウトを目指して施策を実施
- SmartOfficeNavigator 等から収集・蓄積したデータを基に、各エリアなどの稼働率を可視化。スペースに合わせた適切な施策を実施することで、稼働率の改善に大きく貢献。施策実施後の効果把握も容易に。
導入の背景
出社前提から在宅勤務との併用へ
働き方の変化に合わせたオフィスリニューアルが必須に
――はじめに、2018年に移転された本社がある日比谷のミッドタウンオフィスの概要を教えてください。
当社は、2018年に本社を現在の日比谷へ移転しました。日比谷オフィスには、旭化成グループ約3,000名の社員が働いています。
須本氏
――オフィスのリニューアルプロジェクトに取り組まれた背景にはどのようなことがありましたか。
コロナに伴い、これまでの出社前提の働き方から、在宅勤務を含めた新しい働き方へと大きく変化したことがきっかけです。出社前提のオフィスと、在宅勤務を併用する働き方が合わない、つまり、無駄なスペースが目立つようになりました。そこで、必要なスペースだけを有効活用していこうという方針から、オフィスのレイアウト変更が必要になりました。
また従来は、キャリア入社はかなり少数でしたが、この数年で数百人単位での入社が続き、コロナ禍後も在宅勤務が続く中で、お互いを知らない、せっかく出社しても、顔を知らないのでコミュニケーションが疎遠になるというケースも見受けられるようになりました。
そこで出社の意義を改めて問い直す中で、せっかく出社するのであれば、最も良いパフォーマンスが発揮できる環境を整える必要があると考えました。
また従来は、キャリア入社はかなり少数でしたが、この数年で数百人単位での入社が続き、コロナ禍後も在宅勤務が続く中で、お互いを知らない、せっかく出社しても、顔を知らないのでコミュニケーションが疎遠になるというケースも見受けられるようになりました。
そこで出社の意義を改めて問い直す中で、せっかく出社するのであれば、最も良いパフォーマンスが発揮できる環境を整える必要があると考えました。
須本氏
――プロジェクトのスケジュールを教えてください。
21年冬に検討をスタートし、22年にプロジェクトが正式に立ち上がりました。そして、23年春から具体的なソリューションの比較検討を実施し、7月にSmartOfficeNavigator（およびSmartRooms、RoomSense）の採用を決定しています。
その後、23年から24年にかけて、オフィスのリニューアルプロジェクトの工事を実施、24年6月にカットオーバーしました。
その後、23年から24年にかけて、オフィスのリニューアルプロジェクトの工事を実施、24年6月にカットオーバーしました。
須本氏
選定のポイント
データ活用を通じた総務のDX化
スペースや時間の有効活用に向けた道筋が明確化
――SmartOfficeNavigator（およびSmartRooms、RoomSense）の採用理由をお聞かせください。他のソリューションとの比較もされましたか。
オフィスがフリーアドレスとなることで、社員の出社状況や居場所がわからなくなる事が不安との声が多くありました。居場所を確認するための技術的な手法は主に3つで、Wi-Fi、ビーコン、もう一つが自らチェックインするタイプです。それぞれ2つの合計6社のソリューションを比較しました。
実は、プロジェクトの開始前にチェックインタイプをお試しでテストしたところ、出社してもほとんどチェックインしてくれませんでした。なぜなら、出社してPCやスマホでのチェックインする手間が面倒なためです。そこで、人が意識せずに位置情報を取得できる仕組みがベストと考えました。
最終的にWi-Fiで居場所を検知する SmartOfficeNavigator を選択した理由は、ビーコンと比べ、自分の正確な居場所が特定されないことでした。この席にいると明確に知られることをあまり良く思わない方も多くいます。一方、Wi-Fiは場所の特定がこのエリアというある程度の範囲がちょうど良く、マッチしていました。また、ビーコンはバッテリー交換も必要で、3,000名分の交換を考えると運用負荷が大きいと考えました。
実は、プロジェクトの開始前にチェックインタイプをお試しでテストしたところ、出社してもほとんどチェックインしてくれませんでした。なぜなら、出社してPCやスマホでのチェックインする手間が面倒なためです。そこで、人が意識せずに位置情報を取得できる仕組みがベストと考えました。
最終的にWi-Fiで居場所を検知する SmartOfficeNavigator を選択した理由は、ビーコンと比べ、自分の正確な居場所が特定されないことでした。この席にいると明確に知られることをあまり良く思わない方も多くいます。一方、Wi-Fiは場所の特定がこのエリアというある程度の範囲がちょうど良く、マッチしていました。また、ビーコンはバッテリー交換も必要で、3,000名分の交換を考えると運用負荷が大きいと考えました。
望月氏
SmartOfficeNavigator は当社と同様の大規模環境での導入例が複数あり、実績が豊富なことも大きな後押しになりました。加えて、SmartRooms の存在も運用における相乗効果が高いと考えました。
もう一つ、今回のリニューアルプロジェクトの目的の一つに、総務のDX化があります。データ活用を通じてオフィススペースの有効活用を図り、パフォーマンスの向上につなげていくことを目指しています。
ただ居場所の確認ができるだけでは、社内からの同意が得られません。行けば分かる、見られる、チャットでも探せると言われてしまいます。そこで、システムから蓄積したデータをこのように活用できますよ、と提案できたことが採用につながったと考えています。
もう一つ、今回のリニューアルプロジェクトの目的の一つに、総務のDX化があります。データ活用を通じてオフィススペースの有効活用を図り、パフォーマンスの向上につなげていくことを目指しています。
ただ居場所の確認ができるだけでは、社内からの同意が得られません。行けば分かる、見られる、チャットでも探せると言われてしまいます。そこで、システムから蓄積したデータをこのように活用できますよ、と提案できたことが採用につながったと考えています。
須本氏
内田洋行の提案には、部署ごとの出社率の把握、エリアの混雑状況、利用率・占有率の可視化、他システム（Microsoft 365 など）連携を通じたスペースや時間の有効活用など、魅力的なポイントが多く、そこに至る道筋もしっかり示されていたことも信頼のおけるソリューションだと感じた理由です。また、内田洋行の協力と高い技術力のおかげで、実質的には3-4か月で導入作業が終了しました。
望月氏
出社状況を把握するBCP対応、各種データの活用、そして社員の居場所の確認、を目的として導入を進めました。
須本氏
効果と展望
スペースの稼働率が大きく改善
探すための無駄な時間を無くし、パフォーマンス向上にも貢献
――具体的な活用シーンと導入の効果、解決できた課題について教えてください。
今回のオフィスのリニューアルプロジェクトは、おかげさまで大変好評です。
また、SmartOfficeNavigator で取得した利用実態のデータより、社内カフェテリアにおいて、お昼休み以外は利用率が極端に落ちてしまうことが課題になってきていました。そこにPC接続ができるモニターを25年3月に置いたことで、利用率が大きく高まるなど改善が実現しました。
また、SmartOfficeNavigator で取得した利用実態のデータより、社内カフェテリアにおいて、お昼休み以外は利用率が極端に落ちてしまうことが課題になってきていました。そこにPC接続ができるモニターを25年3月に置いたことで、利用率が大きく高まるなど改善が実現しました。
須本氏
社内には、共創エリアというグループ会社を含めて所属関係なく使用できるエリアがありますが、フロアは異なりますが同じような用途のエリアです。そこは非常に人気の高いエリアであると取得データから把握でき、カフェテリアとの利用率の差は何かを検討する中で、モニターを設置してみてはと考えたことからの施策です。
こうした施策は、オープンスペース管理システム「RoomSense（ルームセンス）」のデータを中心に参照しており、部屋ごと、テーブルごとの利用状況から、改善の必要性の有無や施策後の改善状況も把握できるようになりました。
今は SmartOfficeNavigator（およびSmartRooms、RoomSense）から収集・蓄積したデータから、オフィスレイアウトが常に最適になるように変更していくべく、色々な取り組みを進めていこうとしています。
こうした施策は、オープンスペース管理システム「RoomSense（ルームセンス）」のデータを中心に参照しており、部屋ごと、テーブルごとの利用状況から、改善の必要性の有無や施策後の改善状況も把握できるようになりました。
今は SmartOfficeNavigator（およびSmartRooms、RoomSense）から収集・蓄積したデータから、オフィスレイアウトが常に最適になるように変更していくべく、色々な取り組みを進めていこうとしています。
望月氏
- デスクの下に設置された人感センサー
- 天井のカメラからもオープンエリアの利用状況を把握
SmartOfficeNavigator の活用シーンで多いのは、予め予約を入れるというよりも、今すぐに打ち合わせがしたい、この会議室やスペースを使いたいので、出社状況を確認する、会議室の利用状況を確認するというものです。オフィスには、総計100以上の会議室がありますが、稼働率は70％近くに及びますので、すぐに取るは難しい。それも SmartOfficeNavigator なら画面ですぐに空き状況が分かるため、利用者からはすごく便利になったという声も聴きます。こうしたリアルタイムのニーズに、とてもマッチするシステムだと感じます。
「人と場所を繋ぐ」というキャッチコピーにあるように、人を探す、場所を探すという無駄な時間をなくして、すぐに行動に移せる点がとても優れており、結果として、パフォーマンス向上にも貢献するものだと思います。
「人と場所を繋ぐ」というキャッチコピーにあるように、人を探す、場所を探すという無駄な時間をなくして、すぐに行動に移せる点がとても優れており、結果として、パフォーマンス向上にも貢献するものだと思います。
須本氏
――他にも活用例があれば教えてください。
会議室予約は Microsoft の Outlook を使っていますが、会議室名は表示されても、場所や設備内容は分かりません。その点、SmartOfficeNavigator はレイアウトマップから場所が分かり、室内写真を表示でき、設備内容も分かります。その利便性をもっと社内にアピールするともに、現状は、SmartOfficeNavigator の画面から会議室予約の機能を除外していますが、今後は再開することが決定しています。
SmartRooms では会議室にチェックインする際に人数を入力してもらうようにしました。それにより、参加人数のデータから会議室のキャパに合った利用がされているのかを分析し、会議室サイズの適正化にフィードバックしていくつもりです。
SmartRooms では会議室にチェックインする際に人数を入力してもらうようにしました。それにより、参加人数のデータから会議室のキャパに合った利用がされているのかを分析し、会議室サイズの適正化にフィードバックしていくつもりです。
望月氏
- 廊下の端からもライトの色で会議室の利用状況が分かる来客エリア
- 会議室前に設置された部屋前端末
――データの活用を通じて、どのような改善を目指されていきますか。
SmartOfficeNavigator を初めとするシステムからのデータもかなり蓄積できてきたので、今は Power BI で分析し、可視化/分析する対応をAJSさんに進めてもらっています。
須本氏
分析を通じて、すでに人気エリアとそうでないエリアが明確になってきました。また、前述した会議室サイズの適正化の観点でも、現状、主にキャパの50％程度の参加人数で利用されていることが分かってきました。
他にも、データを基にして時間帯に合わせて受付スタッフの配置を最適化するといったことも検討しており、そこに向けたデータ活用の取り組みも始めています。
他にも、データを基にして時間帯に合わせて受付スタッフの配置を最適化するといったことも検討しており、そこに向けたデータ活用の取り組みも始めています。
望月氏
最終的には、ICカードや来客管理などの様々なシステムのデータも併せて活用することで、前述した総務としてのDX、コストダウンに貢献するデータ活用を実現していきたいですね。
須本氏
- Power BI を用いて、空間と人の動き、滞在傾向を可視化し、実態を把握するデータ活用（イメージ）
――今後のシステム拡張や他拠点への展開など、展望を教えてください。
現時点において、大阪オフィスへの導入をはじめ、他の地区での導入も検討しています。
須本氏
旭化成様はメーカーなので、現場（工場）をどのように変えていけるかが今後の課題と考えています。特に工場にはWi-Fiが通っていないエリアもあるため、データをどうやって取得するかも考える必要がありますね。また、今は除外している会議室予約の機能を再開することで、SmartOfficeNavigator の利用価値を広くアピールしたいと思います。
望月氏
- SmartOfficeNavigator の利便性をPRする社内サイネージ
- 来客エリアの会議室の清掃ステータスを把握する SmartOfficeNavigator の新機能「コンシェルジュ機能」（会議室の使用終了と連動して清掃タイミングを更新・表示する）
――今回の導入における内田洋行のサポートへの評価と、今後への期待をお聞かせください。
とにかく不具合がなく、安定稼働している点を高く評価しています。手間が掛からないので運用を担う立場からするととても助かっています。
望月氏
総務の一担当としての立場からすると、多くのデータが取得できても、その有効的な活用方法が分かりません。今、多くの会社で総務部門の人を減らす傾向がある中で、DXへの取り組みを進めていくためにも、多くの事例、知見を持つ立場から、導入後のアフターサービスとして、魅力的なデータ活用の提案をしてもらえることを期待しています。
須本氏
お客様プロフィール旭化成株式会社
| 会社設立 | 1931年5月21日（創業1922年5月25日） |
|---|---|
| 資本金 | 103,389百万円 |
| 従業員数（連結） | 50,352人 |
| 事業内容 | 精密機械器具の製造販売 |
| 所在地 | 東京都千代田区 |
| URL | https://www.asahi-kasei.com/jp/ |
※記載されている社名、各製品名は各社の登録商標または商標です。
※記事内容や役職等は取材当時のものです。（2025年7月当時）
※記事内容や役職等は取材当時のものです。（2025年7月当時）
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