中堅・中小企業様における基幹および周辺業務のデジタル化推進の進め方についてご紹介します。また、スーパーカクテルの法改正に対する対応方針やデジタル化支援ソリューションとの連携などについてもご紹介させていただきます。
|
株式会社内田洋行 |
当社は情報の価値化と知の協創をデザインする企業として、情報関連事業、オフィス関連事業、公共関連事業を展開しております。情報関連事業においては、ERP／基幹業務システム「スーパーカクテル」シリーズを軸に、販売管理や会計管理などの基幹系システムだけでなく、電子化ツールやRPAなどの自動化ツールなどの情報系システムなどもお客様の課題に合わせて提供しています。
2018年、経済産業省から「DXレポート」が出ました。その中で大きな注目を集めたのが「2025年の崖」でした。オフコン時代からの閉じられたオンプレミスシステムから脱却しないことにより、保守運用要員の不足、保守費用の高騰、生産性低迷、などの問題が解決できないままになります。今後は、外部サービスなども活用する開かれたシステムに変革していく必要があります。
経産省は、デジタル競争の敗者になってはならないと、「DX」の取り組みを強く求めています。この変革の目的は、単に新たなITツールを入れて環境を変えることではなく、お客様の競争上の優位性を確立することにあります。
このDXは三つのステップに分けることができます。
一つ目のステップは「デジタイゼーション」です。アナログデータをデジタル化しましょう。今まで紙だったものをPDFやExcelのデータに置き換えるのです。
二つ目のステップは「デジジタライゼーション」です。データに置き換えたものを使って業務を自動化します。例えば、人手で印刷した書類をファックスで送っていた作業をやめて、デジタイゼーションで書類をPDFデータにして、デジタライゼーションで自動的にファックスするという業務プロセスに変えるのです。
このようなステップを踏んでから三つ目の「デジタルトランスフォーメーション」のステップに進んでいきます。
当社は、ERP／基幹業務システム「スーパーカクテル」シリーズ以外に、さまざまなサービスや製品を提供しています。その中に「エアレポ」というサービスがあります。
エアレポは、企業の「DX化推進」を支える文書自動配信サービスです。PDFをはじめ、Excelデータや画像・動画ファイルなど、様々な拡張子のファイルを配信できます。エアレポへのファイルアップロードは、画面からだけでなくAPI（アプリケーションプログラミングインタフェース／ソフト機能の一部を共有できる仕組み）を利用いただくことも可能です。アップロード後は、メールあるいはファックス（PDFファイルのみ）で自動的に相手先に送信されます。
当社のスーパーカクテルの最新版である「スーパーカクテルCore」では、このエアレポと標準連携しています。「スーパーカクテルCore」は約150種類の帳票を発行でき、エアレポと連携させることで、それらを相手先別に分けてメールやファックスで送ることができるのです。
2023年夏には、受信者がWebからログインして帳票を一覧確認し、取り出すことができるオプションサービスを計画しています。
このサービスは改正された電子帳簿保存法（電帳法）に対応しております。改正電帳法では電磁的記録を保存し検索できるようにしておく必要があります。
受領書類についても、クラウド文書管理システムとの連携を計画しています。
また、「スーパーカクテルCore会計」は、電帳法に対応済みです。過年度帳簿の保存、閲覧、訂正履歴・削除履歴の照会をすることができます。仕訳伝票入力時に受領した領収書や請求書の電子データも添付でき、今後はクラウド文書管理システムとの連携も計画しています。
実際の業務DXの進め方について、一例をご紹介いたします。
この会社では、営業部門を含めた本部組織、製造工場、配送倉庫、店舗も運営しています。このような現場の業務では、日々さまざまな書類があらゆるところでやり取りされているはずです。その書類が紙でないこともあると思いますが、DXに取り組むにあたって、まずこれらの書類を一度整理する必要があるでしょう。
一つの考え方として、上の図のように2軸を用いて4象限で評価する方法があります。軸の一つは、皆さんの会社の戦略に沿っているかどうかを評価する「戦略合致度」。もう一つは「費用対効果」です。
戦略合致度が高く、かつ費用対効果が高いものが見えてくるはずです。これがDXの取り組みにおいて優先度が一番高いものになります。また、戦略の合致度は低いけれど費用対効果が高いものがあれば、業務改善やコスト改善、経営改善として取り組めばよろしいかと思います。
仮に「記録をする」「社内報告をする」「受領書類をシステムに投入する」といった手間のかかる作業があるとします。それら作業のDX化が「戦略と合致しており、費用対効果が高いと判断とするのであれば、「そこからDXに取組む」ことが肝要かと思います。これらのデジタル化においては、当社は「XC-Gate」「Autoジョブ名人」「kintone」といった素材をご提供させていただいております。
また、紙書類を作成して封筒に入れて送る作業があるとします。そのために、毎月、多くの人が集まって封入作業をしているのであれば、ここもデジタル化すれば高い費用対効果が得られます。戦略合致度が低い業務でも、デジタルにシフトして生産性を上げることが重要だと考えるのであれば、このデジタル化を2番目の優先度として取り組めばよろしいかと思います。この送付にかかわる自動化については、当社は「エアレポ」というサービスご利用いただけます。
領収書や受け取り請求書、契約書などは、費用対効果は低いのですが、電帳法で保管が義務づけられています。このデジタル保管をどうするか。施設内のオンプレミスのサーバーで保管するのか、他のデジタル化と一緒に取り組んでクラウド上で保管するのか。どのような施策をするのか判断する必要があると思います。当社は、この電子書庫のサービスも提供しております。
ここからは、お客様のデジタル化ソリューション活用事例を紹介したいと思います。
最初の事例は、水産加工の冷凍食品を販売している、社員数は40名ほどの会社の例です。同社は、コロナ禍に対応するため、基幹システムのクラウド化など様々な取り組みを行い、最終的にテレワーク率85%（全社）を実現されております。また、システムを改善する前に、外部コンサルによる業務の棚卸を行い、業務時間を一人あたり年間約400時間も短縮することに成功しました。
〔企業データ〕
業種：食品製造卸
年商：50〜100億円
デジタル化対象業務：得意先への納品書（FAX・2,000枚/月）送付
〔課題〕
① 得意先への帳票とは別に、納品先へ都度納品書をFAX（2,000枚/月）している。このFAX送付作業を自動化したい。
② テレワークに対応するため、システム全体をクラウド化したい。
〔対策〕
① 基幹システム「スーパーカクテル」のクラウド移行と同時に、クラウド型文書配信サービス「エアレポ」を採用。
② スーパーカクテルとAPI連携することで書類送付作業を自動化。
〔効果〕
① クラウド化によって働く場所の制限がなくなり、常時7割の社員が在宅できる環境になった。
② FAX配信が自動化され、工数が削減できた。今後はメール配信等の用途でも活用する予定。
次の事例は、飲食店の厨房で使われる排気フィルターの設置やレンタルのサービスを展開している会社の例です。営業の方がお客様のところに訪問する際、多くの手書き資料やマニュアルをもっていくことなどが課題になっていました。そこで、データを「スーパーカクテル」に連携することで手入力を削減。現場でもタブレットから見られるようにすることで、持ち運ぶ荷物を減らし、現場作業の負担を減らすことができました。
〔企業データ〕
業種：厨房機器メンテナンス
年商：30〜50億円
デジタル化対象業務：作業報告（チェックシート）
〔課題〕
① 大量の手書きチェックシートを「スーパーカクテル」に入力する工数が多く、事務員の負担になっている。
② お客様情報を紙で運用しており、慣れていない現場での作業時は荷物が増える。
〔対策〕
① 作業報告書を電子化。
② お客様情報を電子化し、タブレットで閲覧できるようにする。
〔効果〕
① データを「スーパーカクテル」に連携することで手入力を削減。
② 現場でタブレットからマニュアルを見られるようにすることで、荷物を減らし、現場作業の負担を軽減。
③ 顧客情報が変更されても最新情報が表示される。
次の事例は、LEDなどの照明機器などを製造してホームセンターなどに販売している会社の例です。営業の方が商談しているときに現在の在庫状況がわからないなどの課題がありました。対策の特徴の一つは、ローコードツール「kintone」を導入したことです。通常、技術者がシステムを開発しますが、このローコードツールを用いると、簡単なことであれば現場の担当者が自らシステムを作ることができます。こちらの会社では、低コストかつ現場ニーズに沿った形で、受注入力や営業日報を社外から入力できるようになりました。
〔企業データ〕
業種：照明機器・電気機器 製造販売
年商：30〜50億円
デジタル化対象業務：在庫照会・日報入力
〔課題〕
① 商談などで社外から最新の商品在庫状況を確認したい。
② 基幹システム（「スーパーカクテル販売」）を社外から直接参照する方法はセキュリティーの観点から避けたい。
〔対策〕
① 「スーパーカクテル販売」の在庫情報を「kintone」へ連携。
② 「kintone」連携オプションを導入し、最新の在庫情報をPC・スマホを使って参照・確認できるようにする。
③ 受注入力・営業日報入力機能も追加で開発する。
〔効果〕
① 在庫情報を即時確認できることによって商談・打ち合わせが効率的に進めることができ、販売機会損失の防止につながった。
② 受注入力や営業日報を社外より入力できることで、営業担当者の時間短縮を実現できた。
最後の事例は、飲食店に食材を提供している会社の例です。得意先の数は約1万店舗。1店舗あたりアイテム数は50〜60。夜になるとたくさんの店から発注が届きます。そこで、注文データのダウンロードをRPAで自動化。また、「Autoジョブ名人」のRPAテンプレートを使用し、さらに当社のサポートプランも活用いただき、わずか1カ月間で約100件のEDI接続先向けRPAスクリプトを作成。作業時間を大幅に減らしただけでなく、「社員の中で業務改善への認識が深まった」という効果も生まれました。
〔企業データ〕
業種：西洋料理食材の企画・開発・製造・販売
年商：30〜50億円
デジタル化対象業務：注文データのダウンロード
〔課題〕
① 業界内で使われる「IPORTER」や「BtoBプラットフォーム」から注文データを手作業でダウンロードしており、作業負担が高かった。
② 社内でのRPAスクリプトの開発は、かなりハードルが高いと考えていた。
〔対策〕
① Autoジョブ名人のRPAスクリプトテンプレートを使用することで、スクリプト作成の効率を上げることができた。
② 同サービスのサポートサービスを利用することで、RPAのスクリプト開発体制を強化することができた。
〔効果〕
① 注文データのダウンロードをRPAで自動化し、年間3,276時間の削減に成功した。
② Autoジョブ名人のRPAテンプレートを使用し、約100件のEDI接続先向けRPAスクリプトを1カ月間で作成することができ、年末の繁忙期に導入効果を発揮した。
ERP/基幹業務システムの導入を検討されている方へ
