来訪管理・会議室予約・受付システム導入事例
三菱自動車工業株式会社 様

来訪者登録・会議室予約・
来客受付を一気通貫。先進的システムで
"おもてなしの向上"を実現!
来客受付を一気通貫。先進的システムで
"おもてなしの向上"を実現!
業種 | 自動車およびその部品の開発、生産、販売 |
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主な導入効果 | 働き方改革 / 生産性の向上 / 社内コミュニケーションの円滑化 / オフィスのセキュリティ強化 |
導入システム |
来訪者登録システム SmartRooms(スマートルームズ) |
2020年に設立 50 周年を迎える、三菱自動車工業株式会社様。過酷な環境に負けない往年の名車パジェロ、スタイリッシュなミラージュ、運転初心者や小柄な女性でも無理なく乗りこなせる ek ワゴンなど、個性的な自動車を製造し続けています 。
そんな同社が、本社を移転する一大プロジェクトを決行。働き方改革を促すスタイリッシュかつ機能的なオフィスを作り上げ、 2019 年 1 月に新オフィスでの営業を開始しました。移転に合わせ、内田洋行とともに、来訪者登録システムと会議室予約システムを刷新、新本社にて運用されています。
課題&導入効果
- 課題
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- 来訪者の事前登録を行う社員が極端に少ない!受付が煩雑で、お客様をお待たせすることも・・・。
- 以前は、来訪者が受付で紙に必要情報を記入して入館手続きを行うことが当たり前になっていました。 来訪者事前登録システムもあったものの、認知度が低く、あまり活用されていない状態。 受付に行列ができることも多く、お客様・受付スタッフの双方に負担がかかっていました。
- 導入効果
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来訪者予約と来客会議室予約が連動!
確実な事前登録が実現。 -
来客会議室を予約するには来訪者登録システムへの登録作業を行わなければならず、これによって確実に、「来訪者の事前登録」が行われるようになりました。
事前に送信されたQRコードによって、無人受付機でゲストカードが発券される仕組みになり、受付業務の負荷も減少。また、入館ゲートとも連動し、セキュリティレベルも向上しました。
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来訪者予約と来客会議室予約が連動!
- 課題
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来客会議室が埋まっていてなかなか予約できない。空予約も多く、稼働率が悪い。
なんとかならないか? - 移転前のオフィスでは、会議室予約システムを利用していました。「とりあえず来客会議室だけ押さえてしまおう」という社員が多く、「予約が常にいっぱい」「空いているのに使えない来客会議室」が多々。1ヵ月先まで予約が埋まっていることも少なくありませんでした。
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来客会議室が埋まっていてなかなか予約できない。空予約も多く、稼働率が悪い。
- 導入効果
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- 空予約が激減し、来客会議室の稼働率が向上した。前日予約、当日予約もできるようになった!
- 「とりあえず来客会議室だけ予約する」ということができないシステムになったため、空予約がほぼゼロになり、前日でも来客会議室の空きがあるようになりました。 また、入室ボタンを押さずに10分が経過すると自動的に予約がキャンセルされる仕組みを導入したことによって、空いている来客会議室を、その場で予約、利用できるようになりました。 さらに、会議の終了時刻前に通知する「終了アラーム」の利用で次の利用者へのスムーズな交代が可能になりました。
- システム全体構成図
導入の背景
働き方改革を促すオフィスとは?
一大移転プロジェクトが始まった
――まずはご移転のきっかけや新オフィスのコンセプトについてお聞かせください。

システム基盤部 マネージャー
大林大祐 様
旧本社ビルが老朽化したことをきっかけに、移転を検討し始めました。「せっかく移転をするのだから、働き方改革を促すような、まったく新しいオフィスを作り上げよう」「自動車会社らしい先進性を表現する、洗練されたデザインに仕上げよう」、そんな声が上がり、大規模なオフィス移転プロジェクトがスタート。ゼロからデザインを考え、システムを見直す作業が、急ピッチで進められました 。
新しいオフィスは、黒を基調としたモダンでスタイリッシュなイメージ。コーポレートカラーである赤を差し色に使い、「三菱自動車らしさ」を表現しています。受付にはデジタルサイネージを設置して、お客様の誘導などに活用。また、受付横の壁面に大きく PR 動画を映し出すという取り組みも始めました。国内外のあらゆる地域からお見えになるお客様に向けて、積極的に情報発信を行っています 。
新しいオフィスは、黒を基調としたモダンでスタイリッシュなイメージ。コーポレートカラーである赤を差し色に使い、「三菱自動車らしさ」を表現しています。受付にはデジタルサイネージを設置して、お客様の誘導などに活用。また、受付横の壁面に大きく PR 動画を映し出すという取り組みも始めました。国内外のあらゆる地域からお見えになるお客様に向けて、積極的に情報発信を行っています 。
大林氏
お客様だけでなく、社員に向けた情報発信にも力を入れているんですよ。各フロアに約10台のデジタルサイネージを設置し、エグゼクティブの声を定期的に配信しています。これによって、経営の意見や考えがグンと身近に感じられるようになりました。その他、無線 LAN を増強し、 Skype ミーティング専用の来客会議室や集中して作業するための一人用半個室などを用意。シーンに応じて、最適な環境で、より効率よく仕事ができるよう工夫しています。
橋森氏
受付に関するシステムと会議室予約システムを一気に刷新!
――オフィス移転プロジェクトの一環として、「来訪者登録システム」と「 SmartRooms 」を連動させた新システムを導入されたと聞きました。検討し始めたきっかけや背景についてお聞かせください。
新たな来訪者登録システムを入れたいと考えたきっかけは、旧オフィスで使っていたシステムがあまり活用されていなかったから。事前にシステムに登録されていた来訪者は、全来訪者の約3割程度。約7割の来訪者が、紙に入館に必要な情報を記入して、手続きを行っており、時間帯によっては行列ができる状態でした。
お客様に、「紙に書く」というお手間、「受付を待つ」という負担をおかけしてしまっている状態で、「これはよくないな」と。
お客様、受付スタッフ、双方の負担を軽減するため、使い勝手のよい、これまでのものとは異なる来訪者登録システムが必要だと考えました。
橋森氏
旧オフィスのときは、セキュリティについても不安でしたね。事前にどのような方がいらっしゃるかが把握できておらず、しかも セキュリティゲートが なかったため、例えば受付待ちの行列ができているときなどにサッとうしろを通れば入館することができてしまう。セキュリティの向上も急務でした。
大林氏
もうひとつ、大きな問題になっていたのが、「来客会議室の予約が取れないこと」。常にいっぱいの状況で、ひどいときは1カ月先まで予約が埋まっていることもありました。
橋森氏
来客会議室が取れないことで、アポが確定していないのにとりあえず来客会議室を押えてしまう、いわゆる空予約が増え、さらに来客会議室が取りにくい状態に。
キャンセル処理をしない社員も多く、空いているのに使えない来客会議室も多々ありました。
こうした課題を解決するため、社員に確実に利用される、来訪者登録システムと連動した会議室予約システムを導入したいと考えたのです。
大林氏

選定のポイント
複雑な要件に応える柔軟な姿勢と確か な実績が、選定の決め手になった
――どのような理由で、内田洋行を パートナーに 選ばれたのでしょうか?

システム基盤部
橋森友祐 様
私たちの複雑な要求に応えてくださったのが、内田洋行さんだけだったからです。例えば、「社員用の来客会議室予約についてのみ、旧本社ビルで使っていた予約システムを併用できるようにしたい」ですとか、「本社以外の拠点でも使えるような汎用性を持たせてほしい」ですとか・・・。他にも「来客用の飲み物をスムーズに提供するための機能を持たせること」「お客様のお出迎えとアテンドを効率よく実施できるようにすること」「 スマートフォン 、タブレット、 PC に対応すること」「多言語に対応したシステムにすること」など、さまざまな要望をお伝えしました。
橋森氏
本社移転プロジェクトの少し前に、当社事業所の新設プロジェクトで、よいご提案をしてくださった実績があったことも決め手になりましたね。
2018年の5月に相談をさせていただき、8月頃から本格的な検討や設計が始まって、12月には試行を開始するというタイトなスケジュールでしたが、迅速かつ柔軟に対応していただきました。本社移転後の1週間、付きっ切りでサポートしてくださったことも有難かったです。使い始めて数日間は、 受付 スタッフから、「この項目がほしい、これはいらない」「表示の順番を変えたい」というようなリクエストが、毎日上がってきて。そういった声にリアルタイムに対応していただけて、本当に助かりました。
2018年の5月に相談をさせていただき、8月頃から本格的な検討や設計が始まって、12月には試行を開始するというタイトなスケジュールでしたが、迅速かつ柔軟に対応していただきました。本社移転後の1週間、付きっ切りでサポートしてくださったことも有難かったです。使い始めて数日間は、 受付 スタッフから、「この項目がほしい、これはいらない」「表示の順番を変えたい」というようなリクエストが、毎日上がってきて。そういった声にリアルタイムに対応していただけて、本当に助かりました。
大林氏
効果と展望
より安全に、効率よく、
質の高いアテンドが行えるようになった
――「来訪者登録システム」の導入効果についてお聞かせください。
来訪者の登録をしていないケースがほとんどなくなりました。
事前にどのような方がいらっしゃるかわかるため、受付スタッフが、より効率よく質の高いアテンドを行えるようになったと感じます。
また、大半のお客様が無人受付機で入館手続きを行うようになったため、当初のねらい通り、待ち時間や受付スタッフの負担を軽減することができました。
お客様からも好評で、「事前にQRコードが飛んでくるというシステムに驚いた」「ぜひ自社でも取り入れたい」などの声をいただいています。
アメリカのお客様から、「これ、クールだね!」「どこが作ったのか教えてくれ」と声をかけられたことも。
先進的なシステムを導入したことで、イメージアップにもつながっているようです。
大林氏
セキュリティゲートを設置したことで、ゲストカードがないと入館できないようになり、セキュリティも大幅に向上しました。
手間をかけずにしっかりと入退館管理が行えるようになり、業務効率のアップとリスクマネジメントが一挙に実現したと感じています。
橋森氏
いつでも来客会議室が予約できるように!
他拠点への導入も検討中
――来訪者登録システムと連動させて使っている「 SmartRooms 」の効果についてはいかがでしょう?
来客会議室の空予約がほほゼロになったというのが嬉しいですね。
来訪者登録システムで事前登録を行わなければ来客会議室の予約ができない、という仕組みになったことで、「まずアポイントを確定させ、来訪者の登録を行い、それから 『 ほぼ確実に来社される方のために使う来客会議室 』 を予約する」という流れが出来上がりました。
橋森氏
予約時間から10分が経過しても入室がないと自動的に予約がキャンセルされる機能も役立っています。
空予約がなくなり、自動キャンセル機能が働くようになったことで、前日や当日でも、スムーズに来客会議室が予約できるようになりました。
今後は、本社ビルに導入した仕組みを横展開して、岡崎、京都、水島の3拠点にも同様のシステムを導入することを計画しています。
今後は、本社ビルに導入した仕組みを横展開して、岡崎、京都、水島の3拠点にも同様のシステムを導入することを計画しています。
大林氏
- 海外から来訪されたお客様にクールと言われた先進的な無人受付機。
- 来客会議室前に設置された「SmartRooms」のモニター。 空室、使用中、入室待ちと言ったステータスや予約状況が一目で把握できる、見やすいデザインになっています
三菱自動車工業株式会社
代表者 | 取締役 代表執行役 CEO 加藤 隆雄 |
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会社設立 | 1970年4月22日 |
資本金 | 2,843億円 |
事業内容 | 自動車およびその部品の開発、生産、販売 |
所在地 | 東京都港区 |
URL | https://www.mitsubishi-motors.com/jp/ |

「短期間で納得のいくシステムを導入することができ、期待通りの効果が上がっている」
と、その手応えを実感しています
記載内容は取材時の情報です
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