毎月末に、各事業所に利用者様の翌月分のサービス提供票を送付する作業は、ケアマネージャーの重要な仕事の一つです。ゆうあいの郷六月では、約80の事業所に、利用者様約150名分のサービス提供票を毎月郵送またはFAXで送付していました。サービス提供票は利用者様1人につき3〜4枚あるので、出力する紙の枚数は450〜600枚になります。まず大量の紙を出力し、事業所ごとに仕分けをし、郵送の場合はそれを封入、ラベルシール貼付、切手貼付、そして投函します。FAXの場合は、事業所番号を手入力して、送信します。
サービス提供票は詳細な個人情報を含みますので、誤送付があってはなりません。必ず2人体制で、ダブルチェックをしながら送付作業を行っていました。
集中して作業するため、1日の業務が終わった夕方に一気に取り掛かることが多く、必然的に残業をすることになります。これをケアマネージャー4人が3〜4時間かけて行っていました。

郵送の場合は、工程が多く作業に時間がかかります。また、手作業なので人為的ミスも発生しやすくなります。ラベルの貼り間違い、封入の間違い、ラベルの住所が違うなどのミスが発生することがありました。さらに、郵送では事業所に届くまでに1日2日かかり、不明点や質問がある場合も、迅速に対応できませんでした。加えて、細かいことですが、大量の紙を触る作業は手荒れの原因にもなっていました。
FAXの場合は、先方が通話中の場合エラーとなり、未達のまま翌日まで気づかないことがありました。また、紙が2枚重なって送られたり、斜めになったり、端が切れたりすることもありました。送信作業には5時間くらいかかっていましたので、その間、受信ができないという不便さもありました。また、FAXを送信した後のサービス提供票は、そのまま廃棄することはできません。必ずシュレッダーにかけなければなりませんが、量が膨大なため、非常に時間がかかっていました。
受信した事業所のほうでも、出力に時間がかかるという声がありました。

数年前に他社の文書自動送信ソフトを導入しました。これによって、FAXの送受信がパソコンからできるようになりました。郵送作業から解放され、大変助かっていたのですが、Windows7のみで稼働し、Windows10には対応していなかったため、Windows7のサポート終了時点で使用できなくなりました。文書自動送信に一度慣れてしまったので、再び郵送に戻ることはできません。困って内田洋行に相談したところ、絆と連動してサービス提供票を一斉送信できる文書自動送信システム「エアレポ」を自社開発してくれました。これで再び手作業にもどる必要はなくなり、また、内田洋行のシステムに統一したことで、今後サポート終了を心配する必要もなくなりました。