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【これからの働き方、これからのICT】 ハイブリッドワークに向けた新たなコミュニケーションを提案。Microsoft 365の新機能と将来像

2022/1/7 [コミュニケーション,コラム]

多くの企業で利用されているクラウドサービス「Microsoft 365」を中心に、働く場とIT、ITとの関わり方、企業で導入し浸透させるにはどうしたら良いか等をご紹介する連載コラムです。「せっかく導入したMicrosoft 365をもっと活用したい」「ITツールで業務の生産性を高めたい」「新しい働き方のヒントを探している」といった方のお役に立てれば幸いです。

株式会社内田洋行
ネットワークビジネス推進事業部
太田 浩史

2010年に内田洋行でOffice 365(Office 365の前進であるBPOS)の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。Office 365 の良さや便利さ、利活用のコツを広めるべく、セミナーや勉強会での登壇、ブログや書籍の執筆などを行っている。2013年に米 Microsoft 社より、Microsoft MVP Award を初受賞し、現在は8度の連続受賞中。

はじめに

私たちの日頃の仕事では、ITツールの存在が欠かせないものになってきました。特に従業員同士のコミュニケーションにおいては在宅などのリモートワークが増えた影響もあり、新たにITツールを導入したという企業も多いことでしょう。代表的なもののひとつであるMicrosoft 365も、2020年以降さらに企業での導入が進み、日経225を構成する企業の94%が利用しているとされています。

本連載では、企業の活動において重要になるITツール、中でも多く導入されているMicrosoft 365を中心に、働く場とIT、ITとの関わり方、企業で導入し浸透させるにはどうしたら良いか等をテーマに書いていきたいと思います。

さて、クラウドサービスであるMicrosoft 365は、常に機能の追加や改良が行われていくことが魅力のひとつです。それによって、これまで出来なかったことが出来るようになったり、さらに便利に利用できる場面が増えたりしていきます。しかしながら、そうしたMicrosoft 365の変化についていくのも大変という声もあります。連載1回目の本稿では、今後のMicrosoft 365を先取りするためにも、Microsoft 365に追加される新機能や動向を見ていきましょう。

今回紹介するポイントは、次の3点です。
・動画活用需要の高まり
・新たなコミュニケーション手法
・Microsoft Teamsの機能強化

動画活用需要の高まり

私生活においてもYouTubeなどで動画を視聴することが当たり前になったように、企業内でも動画を利用する機会が増えてきています。特に2020年からは、セミナーの多くがオンライン配信によって行われて、その動画がYouTubeで公開されているものも多くあります。社内向けにも、e-ラーニングのための教育動画があったり、新商品のPR動画や解説動画が共有されていたり、それらをプレゼン資料に埋め込んで利用される機会も増えてきました。

Microsoft 365の活用でも動画を作成したり共有したりできる場面が増えています。もっとも代表的なものとしては、Microsoft Teamsで行われたWeb会議を動画として記録しておき、あとから会議の様子を振り返ることができます。さらにMicrosoft Teamsでは、会議中の発言が文字起こしされたトランスクリプトも同時に記録されるため、文字を追うことでも会議の内容を把握することができます。

今後注目なのは、新たにOfficeファミリーに追加された「Clipchamp」でしょう。このサービスは、ブラウザ上で動作する動画編集サービスであり、あらかじめ用意されているテンプレートや素材を組み合わせて、素早く魅力的な動画を作成することができます。テンプレートの中にはSNSやYouTubeへの投稿に適したものもあり、社外向けの宣伝用としても活用できそうです。Clipchampは、Microsoftが2021年9月に買収を発表したサービスであり、誰でもベーシックプランにサインアップし無償で利用できます。

「Clipchamp」

参考:すべての動画のニーズを一カ所で「Clipchamp」

2022年に提供が予定されているのは、PowerPointの「Recording Studio」です。この機能では、PowerPointで作成したプレゼンテーションを利用し、発表する様子を動画として残すことができます。その際、発表者の映像をスライドの中に表示させることもできます。作成した動画はすぐにMicrosoft 365で共有できるので、社内向けの説明動画などを作成し共有するのに適していますね。

PowerPointの「Recording Studio」

参考:Microsoft Office―ハイブリッドな世界に向けた変革

新たなコミュニケーション手法

最近話題の「メタバース」という言葉をご存じの方も多いでしょう。メタバースとは、オンライン上の仮想空間であり、ユーザーがそれぞれのアバターを利用しコミュニケーションを行うことができるものです。任天堂のゲーム「あつまれ どうぶつの森」も、メタバースのひとつでしょう。2021年10月には、Facebookが社名をMeta(メタ)に変更し、メタバース事業に力を入れていくと発表しました。

2022年の提供開始が予定される「Mesh for Microsoft Teams」も、こうしたメタバースのひとつです。自身のアバターを作成し、同僚と共にMicrosoft Teamsの中にある3D空間に入り込み、会話をしたり議論をしたり、共同作業を行うことができます。この狙いは、リモートワークであっても、より創造的な議論を行えるようにすることです。在宅勤務などが増えリモート会議が当たり前になりましたが、会話の間やテンポなど、やっぱり会って話すのとは違うなと感じている方も多いでしょう。そうした対面でのコミュニケーションを、メタバースによって体験できることが期待されています。

「Mesh for Microsoft Teams」

パソコンやスマートフォンなどから参加ができるほか、よりリアルな体験を得るために、VR(仮想現実)やMR(複合現実)ヘッドセットを利用することもできます。これまではエンターテイメントなどでの利用が主であったこうしたヘッドセットが、いよいよ仕事の現場でも当たり前に使われるようになるのでしょうか。メタバースを仕事で利用するという取り組みは始まったばかりです。利用者がメタバースによる体験をどのように受け入れていくのか、2022年も注視すべき話題のひとつとなるでしょう。

参考:Mesh for Microsoft Teams が目指す、「メタバース」空間でのより楽しく、よりパーソナルなコラボレーション

なにより、こうした新しいコミュニケーション手法は、自身で体験してみるのが一番です。2022年の提供開始が待ち遠しいですね。

Microsoft Teamsの機能強化

東京都の調査によると、およそ半数以上の企業が在宅からのリモートワークを継続しています。それも完全なリモートワークではなく、週の何日かは出社してオフィスワークを行うハイブリッドワークが増えているようです。リモートワークとオフィスワークのそれぞれのメリットを組み合わせようというハイブリッドワークですが、こうした働き方にはITの活用が重要になります。場所を問わず、誰もがどこからでも平等にアクセスできるものがIT環境だからです。

Microsoft 365における働く場の中心的サービスがMicrosoft Teamsです。ユーザーはMicrosoft Teamsにアクセスすることで、他の従業員とコミュニケーションを行ったり、社内で共有されているドキュメントなどの情報にアクセスしたりすることができます。そして、そのための機能強化が今後も予定されています。例えば、今年発表されたMicrosoft Vivaです。Microsoft Vivaが提供する機能の一つであるMicrosoft Viva Connectionsでは、SharePointと連携することで、社内のニュースや更新情報、動画やドキュメントのほか、Yammerでの会話などが把握できるようになります。

参考:Viva コネクション 従業員コミュニケーション ソリューション

これからの会議室のありかた

今後はWeb会議も、会議室に集まる参加者とリモートからの参加者が混在する、ハイブリッド会議になることでしょう。さて、こうしたハイブリッド会議特有の難しさを実感したことはないでしょうか。例えば、会議室に何人か集まり、残りの数人が自宅からリモートで参加しているとします。このとき、会議室にいる参加者だけで話が盛り上がってしまい、リモートからの参加者はなかなか発言ができないことがあります。同じ会議に参加しているはずなのに、参加方法によって不平等が起きてしまうわけです。

Microsoftが作成し公開している動画では、これからの会議室のあり方が提案されています。そこで重要視されているのは、「公平な体験のために、会議室にいない参加者のためのデザインから始めよう」という考え方です。

Microsoft Teams: The future of meetings - YouTube

会議室、及びリモートからの参加者が、互いに目が合うようにカメラやディスプレイの配置を工夫し、テーブルもそれを囲むように並べます。カメラの取り付け位置も、会議室にいる参加者の目の高さにすることで、リモートからの参加者は一緒に会話をしているように感じられます。今後は会議室に備え付ける会議デバイスであるMicrosoft Teams Roomsの機能強化によって、会議の情報や共有されているコンテンツ、文字起こしされた発言などを同時に確認できるレイアウトも用意される予定です。

2020年からのおよそ2年間で、世界中の人々の生活は大きく変化しました。そこには不便もありましたが、一方で新しい生活様式によって得られたメリットもあります。こうした変化を、過去20年間続いてきた働き方が変わる歴史的転換点であると考える人もいます。働くためのツールであるMicrosoft 365も、そうした新しい働き方のためのツールとして機能が強化されていくことでしょう。2022年もMicrosoft 365の新しい機能を楽しく使い、新しい働き方を考え楽しんでいきたいですね。

Microsoft 365 の導入・活用を検討されている方へ

主な製品シリーズ

  • Webベース基幹業務システム スーパーカクテル イノーヴァ
  • 業種特化型基幹業務システム スーパーカクテルCore
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