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【内田洋行ITフェア2015in東京】 SharePoint Online の社内展開と課題
~旧文書系システム切り替えに伴うサイトの利活用~

2016/1/18 [コミュニケーション,セミナーレポート]

株式会社大林組は、2014年6月からクラウド型グループウェア SharePoint Online の利用を開始しました。旧グループウェアから SharePoint Online への移行事例を元に、私たちが心掛けたこと、苦労したこと、また移行のメリットなどについてご紹介します。

目次

  • 2014年夏から Office 365(SharePoint Online)を利用
  • サイトの構築
  • Office 365 の運用体制
  • エンドユーザーの教育と活用促進
  • 利用してわかった SharePoint Online 導入のメリット
  • 今後の課題

内田洋行ITフェア2015 in 東京にて

株式会社大林組
グローバルICT推進室 情報基盤整備課
横山 勲治 氏

2014年夏から Office 365(SharePoint Online)を利用

弊社では、以前は社内サーバーによるインターネットメールを利用していましたが、2013年4月に Exchange に切り替え、そこから Office 365 の利用を始めました。その機会に合わせ、これまで旧グループウェアのシステム基盤上で稼働していた文書系システムを SharePoint Online のサイトに置き換えました。文書系システムには3システムあり、特定のユーザー間でファイルを共有する「共有キャビネット」、個人専用のファイル保管庫「マイキャビネット」、全社公開する文書の登録閲覧システム「文書管理システム」がありました。

機能別にどのように置き換わったのか、下の図をご覧ください。図中の下にあるのが旧システムの機能、上が置き換わった Office 365 の機能です。メール、スケジュール、施設予約、受付予約は「Exchange」の「メール」と「予定表」で運用しています。共有キャビネット、マイキャビネット、文書管理システムは、「SharePoint」上の「チームサイト」、「OneDrive for Business(OneDrive)」、「文書管理システム」に移行しました。Web会議のシステムはこれまでもありましたが、Office 365 の「Lync(現Skype for Business)」を利用しています。

サイトの構築

SharePoint Online の利用開始にあたって、大きく2つのプロジェクトを進めました。1つは、文書管理システムのサイト構築プロジェクトです。文書管理システムは全社公開する文書の登録閲覧システムとして長年使われてきたことから、運用上どうしても必要な機能がありました。その機能を維持するため、文書管理専用のサイト「文書管理システム」(サイト)を構築するプロジェクトを立ち上げました。

2つ目は、「サイトテンプレートの利用展開」プロジェクトです。SharePoint Online ではHTMLの専門知識を必要とせずにサイトが構築できます。とはいえ、サイトの中に必要なWebパーツを配置して利用するには、それなりの知識も必要です。そのため、よく使う機能(Webパーツ)を雛形サイトにあらかじめ配置して用意し、ユーザーに払い出して使ってもらうため、サイトテンプレート構築プロジェクトとして取り組みました。

文書管理システムの構築では、5社のシステムベンダーに提案をお願いしました。その際には、必要な機能を満たしながらも、バージョンアップによる影響を回避するため、なるべく標準機能で構築したいと依頼しました。そして、各社の提案を吟味した結果、その要件を満たした内田洋行さんにシステム化をお願いすることになりました。

主な決定理由として、次の2つが挙げられます。最初に「機能の充足度(カスタマイズ)に応じた複数パターンの提案」です。このパターン提示により、機能と運用の安定性(バージョンアップによる影響)、そして費用の3つのバランスが非常に見極めやすくなりました。そして2つ目は、内田洋行さんの「SharePoint Online 先行ユーザーとしての知見やノウハウのフィードバック」が期待できたことです。弊社は知見が何もありませんでしたので、SharePoint Online 先行ユーザーのノウハウが得られることは、その先の社内展開において、とても心強いものでした。

Office 365 の運用体制

「Office 365 の利活用」という企画業務は、私たち「グローバルICT推進室」が担当しています。システムの管理・運用は、情報子会社の「オーク情報システム」が担っており、利用支援サポートは内田洋行さんにお願いしています。この3社が月次の定例会を通じて情報交換を行い、システムの改善と向上に努めています。

エンドユーザーの教育と活用促進

新システムの利用展開にあたって、説明会を各店ごとに開催しました。SharePoint Online に関しては、文書管理システム、共有キャビネット、マイキャビネットからのシステム移行説明会を行い、その後も 一年ごとにフォローアップ説明会を行っています。

説明会だけでは十分とはいえないので、活用を促進するための情報提供も続けています。お知らせやFAQなどを掲載した、Office 365 ポータルサイトを立ち上げ、日々内容の充実を図っています。また、社員向けメールマガジンの配信も始めました。機能が多すぎてどう使えばよいのかわからないという声があったので、便利に使うための機能をまとめ、定期的に発信しています。

また弊社では、「マンスリー大林」という社内広報誌を発行していますが、この中でも Office 365 の活用事例を紹介しました。これを見たユーザーから、「紹介されていた事例のように使いたい」という問い合わせを多く受けました。

利用してわかった SharePoint Online 導入のメリット

利用メリットとしては、まず旧システムで利用していたオンプレミスサーバーを返却して、運用保守費が削減できました。また、SharePoint Online は大容量サービスのため、リソース管理の必要がなくなりました。社内でファイルサーバーを使っていると、利用部門毎に割り当てる容量管理が必要ですが、細かくコントロールしなくても、SharePoint Online には十分な容量があります。

ユーザーの利便性も向上しました。サイトや OneDrive に登録されたデータは、iPad などのマルチデバイスからもアクセスでき、画面に応じたメニューに自動で切り替わります。これは、エンドユーザーに分かりやすいメリットでしょう。

そして最後に、同じ Office 365 サービスの Lync のWeb会議機能を併用した活用事例を紹介します。支店から遠い場所にある工事事務所の所長は、工事に関する報告や打ち合わせを行うため、定期的に数時間をかけて事務所と支店を往復していました。Office 365 を導入してからは、Lync でWeb会議を行い、サイト上にアップロードした報告資料を画面共有しています。このため、移動時間をロスすることなく、必要な情報共有が行えるようになりました。

今後の課題

機能要件を満たすサイトを構築し運用を始めることができましたが、その後「分からない」という声が一部のユーザーから聞こえてきました。原因を調べてみたところ、2つの理由がありました。

1つ目は、「操作が分からない」というものです。SharePoint Online の操作メニューを初めて目にするほか、メニュー項目も多いため、どう操作するのか分からないというものでした。こちらは標準機能で徐々に改善されつつあるようです。2つ目は、「サイトで何ができ、どう使えるか分からない」というものです。これは当初用意したドキュメントが操作に偏った内容だったため、概要や利用シーンに応じた使い方などを十分にユーザーに紹介できていませんでした。こちらは、説明会やドキュメントの整備を今後も継続して行う予定です。

最後に今後の展望です。SharePoint Online は、Lync や Yammer などの他の Office 365 アプリケーションと連携して使うことができます。またタブレットなどのマルチデバイスからもアクセスできます。そこで、SharePoint Online を単体で利用するだけでなく、他の Office 365 アプリケーションとも連携し、利用シーンに応じた新しい活用方法を見出して使っていくことが、更なるプラスの効果を得るために必要と考えています。

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