【食品工場長向けコラム】 個人情報の取り扱いについて

工場内で労災が発生し、従業員が怪我をしてしまいました。本人の意識がなく、家族に連絡を取る必要が出た場合に、家族の連絡先をどのように確認、保管していますか。

一般的には、履歴書で本人の連絡先を知ることができます。しかし非常時の連絡先は、一人暮らしの方を含め、日中につながる連絡先を確認しておくことが必要です。
家族のいない方の場合でも、友達などに、本当の非常時だけと断って連絡先を届けてもらうようにすることが大切です。

特に一人暮らしの方は部屋の鍵をどのように管理しているかを確認しておくことが必要です。ある工場で、地震の後に本人と連絡がつかず、アパートに行き、大家さんに頼み鍵を開けたところ、本箱の下敷きになっているケースがありました。本当の非常時には警察に頼みドアを壊して対応する必要があるかもしれません。また体調不良などで電話に出られないときにどのように対応するかも、事前に本人と確認しておくことが必要です。

何処に保管しておくか

一般的には、連絡先カードをファイルし、耐火金庫に保管しておきます。しかし、地震で停電した場合は工場の事務所が崩壊してしまう場合があります。金庫内と同時に連絡先カードをクラウド上にアップしておくことで、最悪の場合でも、連絡先を検索できる事になります。従業員の携帯電話番号を始め、家の住所や緊急連絡先は、個人情報の最も漏れてはならない内容になります。
工場長自ら、アルバイトの連絡先を手に入れ何度も電話をしていたケース、自宅のアパートの住所を手に入れアパートのドアの前で待ち伏せをしていた例などがあります。

個人情報を入れた金庫の鍵を取り扱う方、個人情報の入っているクラウドのパスワードを知れる立場の方は、就業規則で縛るだけでは無く、誓約書などの提出を求めます。

誓約書の中には、個人情報を緊急時以外の本来の目的以外に使用した場合は｢解雇、損害賠償を求める｣と明確に記載し、署名させる事が必要です。
一人でも担当者を変更した場合は、パスワードを変更し、誓約書を再提出させる事が必要です。

金庫の出し入れは監視カメラで充分な期間記録し、クラウドにアクセスしたパソコンはログが残るようにします。

まとめ

直ぐにできること
非常時の連絡先を記載してもらい、金庫に保管する。

ちょっとお金をかけてできること
非常時の連絡先をクラウド管理し、パスワードを保管する。

理想的な設備
非常時の連絡先をクラウド管理し、危機管理センターのパソコンから確認できるようにする。金庫の出し入れは、監視カメラで記録、クラウドはログが残るようにする。

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