パソコンなどの持ち出し禁止

｢会社のパソコンで自宅でも仕事しているし、持ち出せないと困るんだけど｣と、パソコンの持ち出し禁止を決めると、とくに管理者の方の声が聞こえてきそうです。

食品工場のパソコンは、危機管理上から工場外への持ち出しは禁止すべきです。どうしても仕事をしたい場合は、データをサーバーに上げ、クラウド化することで、外部のパソコンで仕事ができるはずです。

データのコピーに便利なUSBメモリーは、物理的に使用できないようにすべきです。
社内外でデータが必要な場合はサーバーからダウンロードし、誰がどんなデータを使用したかログが残るようにします。

営業などで、社外でプレゼンのためパソコンを使用する場合は、パソコンを盗難、紛失してもいいようにデータはパソコン上に残さず、使用する度にパソコンにクラウド上からダウンロードし、作業するようにすべきです。パソコンを閉じた段階で、データはパソコン上から消えているように設定します。

サーバーへのアクセスは、ログが残り、誰がどのようなデータにアクセスしたか、記録が残ることを十分に関係者に説明し、もし、データの流出が認められた場合は、解雇だけでなく損害賠償もありうる事を就業規則で定める事が大切です。

悪意を持ってデータを持ち出したときに、失う物の大きさを伝えることが抑止力になるのです。

就業規則で決めても

本当にあった話です。私がある製品の工場監査に行ったときに、配合上、保存性に疑問があったので、｢この製品の配合はどのように決めたのですか｣と質問すると｢まえ働いていた工場のものです｣と答えた工場責任者の方がいました。

パソコンの持ち出し禁止、USBメモリーの禁止、メールはすべて記録している等と言った防護策をとっても、実際に配合を担当されている方は配合を覚えてしまいます。

製造方法も頭の中に入ってしまうので、社内データの持ち出しを禁じても、配合、製造方法などは漏れてしまうものです。就業規則で、一年以内の同業他社への転職を禁じているところもありますが、完全にデータの流出を防ぐことは難しいものです。

同じ配合、同じ設備で製造しても、保存性などは、製造工場によって大きく異なるものです。工場の環境などで、製造工程、配合表などが流出しても、他社ではまねができない、強みを作りあげることが本来大切であることを忘れてはならないのです。

データの流出防止チェックリスト

項目	内容
1.就業規則の整備	データの持ち出しなどについて就業規則で定められているか
2.パソコンの持ち出し禁止	パソコンなどの持ち出しを禁じているか
3.社外用のパソコン	社外で使用するパソコンは、データがパソコンに残らない物か
4.サーバのアクセス	サーバのアクセスはログが残るか
5.工場の環境	作業場の衛生環境等は、他社に勝っているか

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